Il existe des emplois administratifs qui requièrent à la fois des compétences générales en administration et des connaissances, voire des formations, propres à un domaine d’activités. Quatre secteurs principaux se partagent ces employés en administration spécialisée : juridique (cabinet d’avocats, de notaires, tribunal, service juridique), comptable (cabinet de comptables, services comptable), médical (cabinet médical, clinique, hôpital) et assurances.
PRINCIPALES MISSIONS COMMUNES AUX QUATRE SECTEURS :
- Répondre au téléphone.
- Saisir, classer et tenir à jour les dossiers.
- Informer les clients.
- Organiser les rendez-vous et les conférences.
- Coordonner la circulation des renseignements au sein des services et avec d’autres organismes.
- Faire de la gestion de bureau.
- Assurer la facturation et tenir la comptabilité des petites dépenses.
>PRINCIPALES MISSIONS DU PERSONNEL ADMINISTRATIF COMPTABLE
- Tenir à jour les comptes dans les logiciels de comptabilité.
- Compiler les documents budgétaires.
- Enregistrer et contrôler les comptes clients, les comptes fournisseurs, les entrées comptables et le fichier d’inventaire.
- Effectuer des conciliations de comptes et des rapprochements bancaires.
- Calculer et préparer divers documents comptables (factures, état des comptes…).
- Contribuer à des rapports de synthèse.
>PRINCIPALES MISSIONS DU PERSONNEL ADMINISTRATIF EN ASSURANCES
- Faire le suivi des dossiers.
- Remplir les documents.
- S’assurer que les transactions correspondent aux spécifications.
- Étudier les demandes d’assurances.
- Vérifier les couvertures et les primes versées.
>PRINCIPALES MISSIONS DU PERSONNEL ADMINISTRATIF JURIDIQUE
- Saisir et classer des informations et documents juridiques.
- Faire des recherches de documentation pour les juristes.
- Tenir les dossiers à jour.
- Assister possiblement aux audiences afin de rédiger des procès-verbaux.
- Vérifier tous les documents pour s’assurer de leur conformité sur le plan juridique.
- Tenir à jour des classements de procédures civiles, pénales et criminelles en tenant compte des lois et des principes qui les régissent.
- Connaître les affaires courantes pour pouvoir assister le service efficacement.
>PRINCIPALES MISSIONS DU PERSONNEL ADMINISTRATIF MÉDICAL
- Préparer et tenir à jour des documents médicaux.
- Interroger les patients afin de remplir des formulaires et des historiques de cas.
- Gérer les rendez-vous.
- Remplir les documents de remboursement des assurances et autres indemnités.
- Taper des comptes rendus médicaux.
FORMATION
Peu importe dans quel secteur il évolue, le personnel en administration spécialisée doit avoir au minimum un diplôme d’études secondaires, professionnelles ou collégiales.
>POUR LE SECTEUR JURIDIQUE :
Une formation collégiale en secrétariat juridique, en technique juridique, en services sociaux, éducatifs et juridiques ou une expérience équivalente est souvent exigée. Près du tiers des personnes qui travaillent dans ce secteur possèdent un certificat de compétence ou de formation professionnelle. Être commissaire à l’assermentation est un atout.
>POUR LE SECTEUR MÉDICAL :
Le secteur médical est sujet à de nombreuses normes d’hygiène et de sécurité. Une formation particulière est donc souvent exigée. Détenir un diplôme d’études professionnelles en secrétariat médical, en secrétariat et spécialisation en secrétariat médical (ASP 450 h) ou une attestation d’études collégiales en transcription médicale d’une école reconnue par la province ou le Canada est un atout. Un certificat de compétence en réanimation cardiorespiratoire (RCR) peut être demandé.
>POUR LE SECTEUR DE LA COMPTABILITÉ :
Les employeurs apprécient les formations dédiées à la comptabilité ou à la tenue de livre. Pour un commis à la paye, il faudra être admissible à un cautionnement. Près du tiers des commis comptables ont un diplôme d’études universitaires de premier cycle.
>POUR LE SECTEUR DES ASSURANCES :
Être diplômé d’une école commerciale est un atout pour évoluer dans ce secteur, mais vous pouvez aussi avoir reçu une formation interne et des cours de formation à court terme. Près de la moitié des employés administratifs dans ce secteur ont un diplôme d’études collégiales.
COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES
- Maîtriser les logiciels de bureautique.
- Rédiger parfaitement.
- Dactylographier rapidement.
>COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES POUR LE SECTEUR JURIDIQUE
- Maîtriser des logiciels informatiques propres au domaine juridique, comme Juris Concept.
- Connaître les bases du langage juridique.
> COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES POUR LE SECTEUR MÉDICAL
- Connaître les codages des dossiers médicaux.
- Maîtriser les termes médicaux.
>COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES POUR LE SECTEUR COMPTABLE
- Maîtriser un ou plusieurs logiciels de comptabilité : Simple Comptable, Fortune, Accpac ou Dream.
- Connaître les principes de base de la comptabilité et des documents comptables.
> COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES POUR LE SECTEUR DES ASSURANCES
- Maîtriser le fonctionnement des produits d’assurances.
- Connaître les logiciels utilisés dans le milieu des assurances.