Les métiers de secrétaire et d’adjoint administratif partagent de nombreuses similitudes : accueil, classement, planification, gestion de bureau, coordination…
Lorsqu’il s’agit d’un secrétaire, son travail est généralement attaché à une seule personne, un responsable ou un directeur. Il effectue souvent un travail personnalisé. En revanche, l’adjoint administratif travaille pour l’ensemble du bureau ou d’une équipe. Il peut avoir un rôle de représentation pour son entreprise et d’intendance du bureau. Dans certaines entreprises, ses responsabilités sont légèrement supérieures à celle d’un secrétaire.
PRINCIPALES MISSIONS
- Prendre et filtrer les appels
- Recevoir les visiteurs et les clients
- Classer des documents
- Faire des recherches et fournir des informations
- Répondre au courrier
- Gérer les agendas
- Organiser des évènements et des réunions
- Gérer les fournitures et le bon fonctionnement du bureau
- Prendre des notes lors des réunions, puis rédiger des synthèses
- Rédiger, mettre en page et mettre à jour des documents
- Éventuellement, superviser le travail du personnel administratif
- Dans les petites structures : un secrétaire ou un adjoint administratif peut avoir à gérer également des tâches comptables, de recrutement ou de logistique.
FORMATION
L’adjoint administratif ou le secrétaire doit être titulaire d’un diplôme d’études secondaires. Toutefois, de plus en plus d’entreprises demandent une formation supérieure telle qu’un diplôme d’études collégiales ou universitaires en administration des affaires ou en administration publique. Une spécialisation peut être judicieuse pour certains secteurs : juridique, comptabilité, santé, informatique…
COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES
- Bonne dactylographie
- Excellente maîtrise des logiciels de bureautique
- Compétences comptables
- Connaissances élémentaires sur le secteur d’activité dans lequel vous souhaitez évoluer
- Maîtrise du français et de l’anglais
PROFIL
- Bonne gestion du temps
- Esprit d’équipe
- Excellente organisation
- Ponctualité et rigueur
- Débrouillardise
- Aptitudes relationnelles
- Diplomatie
- Discrétion et honnêteté
ÉVOLUTION PROFESSIONNELLE
Avec de l’expérience et de la motivation, l’adjoint administratif peut devenir responsable de bureau, puis, avec le temps, directeur des services administratifs. Le secrétaire peut, en suivant des formations complémentaires, devenir secrétaire de direction.