Les tâches du technicien en bureautique ont évolué depuis plusieurs années. Tout d’abord les employeurs souhaitent embaucher des secrétaires qui jouent un rôle « d’adjointe », autrement dit, elles doivent être autonomes, animées d’un esprit d’initiative, capables de prendre des responsabilités et des décisions. Ensuite, avec l’ordinateur qui est devenu leur outil de travail, les techniciens en bureautique doivent non seulement maîtriser les diverses applications utilisées par la compagnie, mais aussi être en mesure d’apporter un soutien informatique à leurs collègues.
Le technicien en bureautique accomplit les tâches administratives selon les pratiques et les procédures en vigueur dans l’organisation. Ces tâches concernent la production de documents, la gestion du travail et la communication de l’information. Le technicien en bureautique peut également développer des outils de suivi à l’aide de logiciels bureautiques et former des utilisateurs sur certaines applications.
PRINCIPALES MISSIONS
- Accueillir les visiteurs
- Traiter le courrier
- Recevoir, filtrer et diriger les appels téléphoniques, transmettre les messages
- Classer les documents, faire les photocopies
- Effectuer la saisie des divers documents tels que lettres, rapports, examens, formulaires administratifs, tableaux statistiques, formulaires…
- Vérifier l’exactitude des données saisies et contrôler l’orthographe, la grammaire
- Prêter attention à la mise en page et à l’esthétique du document
- Effectuer des recherches et fournir les renseignements souhaités
- Participer à l’organisation matérielle d’événements (colloque, congrès, exposition…)
- Former les utilisateurs sur certaines applications bureautiques ou de gestion
DIPLÔME
Le technicien en bureautique est généralement titulaire d’un DEC en technique de bureautique. Il peut posséder toute autre formation pertinente assortie d’un minimum d’expérience professionnelle.
COMPÉTENCES
- Posséder d’excellentes connaissances de la suite Office 2000 (Word, Excel, Access)
- Maîtriser parfaitement le français écrit
- Avoir d’excellentes aptitudes en anglais (écrit et parlé)
HABILETÉS
- Structuré, autonome et polyvalent
- Minutieux et rigoureux
- Grande réactivité
- Bonne capacité d’anticipation et persévérance
- Sens des responsabilités et des priorités
- Capacité à travailler en équipe
ÉVOLUTION PROFESSIONNELLE
Le technicien en bureautique peut devenir adjoint de direction après quelques années d’exercice. Il peut aussi décider de se spécialiser, moyennant une formation, et devenir assistant spécialisé pour pouvoir gérer de façon autonome des dossiers.