Le responsable administratif participe au bon fonctionnement d’une entreprise ou d’une organisation en coordonnant les services administratifs, les services généraux, voire les opérations comptables. Le responsable administratif supervise le travail de son équipe en y prenant part activement. Il gère aussi bien les stocks d’articles de bureau que la trésorerie. Selon la taille de la structure dans laquelle il évolue, le responsable administratif peut être affecté à un service précis ou à l’ensemble de l’organisation.
PRINCIPALES MISSIONS
- Gérer le personnel administratif dans une grande structure ou tout le personnel dans une petite structure
- Veiller à l’application des directives
- Gérer l’entretien des équipements du bureau (imprimante, photocopieuse…)
- Négocier avec les fournisseurs d’articles de bureau
- Gérer la papeterie et l’approvisionnement dans les bureaux
- S’assurer du bon fonctionnement du service de courrier
- Maintenir à jour toutes les données liées à son poste
- Éventuellement, assurer la coordination informatique
- Avoir à superviser le service comptable
FORMATION
Le responsable administratif est généralement titulaire d’un diplôme collégial et il s’est spécialisé dans le secrétariat et la bureautique. Toutefois, étant donné l’étendue de ses fonctions, un diplôme en comptabilité, en gestion des ressources humaines ou dans le domaine d’activité dans lequel il évolue est un précieux atout. Ainsi, le responsable administratif dans le domaine médical doit avoir obtenu un diplôme en administration de bureau en milieu hospitalier ou avoir suivi des cours dans un programme comparable. Avoir au minimum trois ans d’expérience en administration est un élément important pour les employeurs.
COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES
- Maîtrise des règles légales et fiscales
- Excellentes connaissances des logiciels de bureautique
- Bonnes connaissances des principes comptables
- Maîtrise des outils de gestion
- Bonnes connaissances de l’environnement économique dans lequel il évolue
- Bilinguisme français-anglais (atout)
PROFIL
- Esprit d’équipe
- Sociabilité
- Vigilance
- Méticulosité
- Autonomie
- Sens de l’organisation
- Réactivité
ÉVOLUTION PROFESSIONNELLE
Grâce à des promotions internes ou en suivant des formations professionnelles complémentaires, le responsable administratif peut devenir adjoint à la direction générale. Des postes de responsable de service peuvent lui être proposés à condition qu’il ait les compétences requises.