Le réceptionniste ou standardiste accueille, physiquement ou par téléphone, les clients et les visiteurs. Il les dirige, par la suite, vers la personne ou le service les plus appropriés à leurs requêtes. Souvent, le métier de réceptionniste ne se cantonne pas à la réception. De plus en plus d’employeurs souhaitent avoir un réceptionniste capable de réaliser les tâches élémentaires d’une secrétaire. Le réceptionniste est, généralement, la première personne que les clients rencontrent, il est donc important que la première impression soit la bonne.
PRINCIPALES MISSIONS DU RÉCEPTIONNISTE
- Accueillir les visiteurs et les clients
- Répondre au téléphone et filtrer les appels
- Orienter les interlocuteurs vers la personne ou le service compétent
- Prendre les messages et les transmettre
- Fournir des renseignements (brochures, dépliants…)
PRINCIPALES MISSIONS DU SECRÉTAIRE-RÉCEPTIONNISTE
Le secrétaire-réceptionniste a les responsabilités d’un réceptionniste et les tâches d’un secrétaire. Généralement présent dans les petites structures, le secrétaire-réceptionniste peut aussi évoluer dans de grandes entreprises, son travail de secrétaire étant alors proche de celui d’un commis de bureau. En plus des tâches d’un réceptionniste, il doit aussi :
- assurer la réception et la distribution du courrier ;
- gérer des salles de conférences ;
- superviser l’entretien du bureau ;
- recevoir des paiements et faire des reçus ;
- tenir à jour le livre de comptes et diverses bases de données ;
- collaborer à la facturation.
FORMATION
Le réceptionniste doit avoir au minimum un diplôme d’études secondaires. Pour les secrétaires-réceptionnistes, un diplôme en administration de bureau ou dans un domaine d’activité connexe peut être exigé de la part de l’employeur. Des équivalences en expériences professionnelles sont permises selon l’employeur.
COMPÉTENCES PROFESSIONNELLES
- Maîtriser les logiciels de bureautique
- Parfaite maîtrise du français et de l’anglais
- Connaissances du secteur dans lequel vous évoluez
- Bonne dactylographie
PROFIL
- Dynamisme
- Aptitudes relationnelles
- Ponctualité
- Organisation
- Rigueur
- Bonne présentation
ÉVOLUTION PROFESSIONNELLE
Avec de la motivation et des promotions internes ou en suivant une formation interne ou à l’extérieur, le réceptionniste peut devenir secrétaire, voire, par la suite, secrétaire de direction.