Adjoint administratif à la réception

Les tâches

• Accueillir les visiteurs à la réception.
• Préparer et céduler les colis pour l'envoi local et international.
• Coordonner les échanges par courrier (suivi des colis et des livraisons).
• Entrer les données dans le système informatique pour les livraisons aux États-Unis.
• Coordonner la documentation nécessaire pour l'exportation (Annex A-9, douanes, demande de probation ou autre).
• S'assurer que les produits correspondent aux commandes.
• Gérer les courriels reçus via le site internet.
• Répondre aux questions et aux besoins des clients (par téléphone, courriel et en présidentiel).
• Gérer le système téléphonique du bureau (boîte vocale, mise à jour des numéros speed dial, les numéros d'extensions, etc.).
• Préparer les rapports d'inventaire des ventes (mensuellement).
• Apporter un soutien à l'équipe (travailler en collaboration avec plusieurs départements).
• Valider que l'inventaire est à jour.
• Prendre part à toutes autres tâches connexes pour le bon déroulement des opérations du bureau.
• L'usage du genre masculin n'est utilisé que pour alléger le texte.

Avantages

• La gamme complète d'assurances collectives payée à 60% par l'employeur (incluant le dentaire).
• REER avec contribution de l'employeur (contribution 50/50 jusqu'à 7%).
• Stationnement sans souci - stationnement intérieur gratuit.
• Bel espace de travail - bureau classique au goût du jour.
• Équipe accueillante - Le travail d'équipe, c'est important !
• Petite équipe d'une vingtaine d'employés.
• Bâtir son avenir à long terme.
• Plusieurs activités sociales.

Exigences du poste

• Détenir une formation en bureautique (secrétariat, administration, etc.).
• Expérience d'un minimum de 2 ans en soutien administratif (expérience pertinente en bureautique et service à la clientèle).
• Maîtrise intermédiaire de la langue anglaise à 50% du temps afin de communiquer avec la clientèle et clients anglophones.
• Maitrise la suite Microsoft Office (Word, Excel, Powerpoint et Outlook).

Profil recherché

• Professionnalisme et diplomatie à cœur.
• Personne accueillante, rigoureuse et polyvalente.
• Souci du détail et autonomie.
• Capacité de cibler les besoins et de travailler en collaboration.
• Bon sens de l'organisation.
• Bonne capacité d'analyse et gestion des priorités.
• Capacité d'effectuer plusieurs tâches à la fois.