Administrateur(trice) des Installations (Montreal)

À propos d’Abbott

Abbott est un chef de file mondial de l’industrie des soins de santé qui crée des solutions scientifiques révolutionnaires visant à améliorer la santé des gens. L’entreprise est résolument tournée vers l’avenir, à l’affût des changements qui pourraient survenir dans le domaine des sciences et des technologies médicales.

Être à l’emploi d’Abbott

En étant à l’emploi d’Abbott, vous pourrez faire un travail qui compte, vous perfectionner et apprendre, prendre soin de vous et des membres de votre famille, rester fidèle à ce que vous êtes et vivre pleinement. Vous pourrez :
• profiter de possibilités d’avancement professionnel au sein d’une entreprise internationale qui vous permettra de bâtir la carrière dont vous rêvez;
• travailler pour une entreprise reconnue dans des douzaines de pays partout dans le monde comme étant un excellent milieu de travail et figurant parmi les entreprises les plus admirées dans le monde dans le classement Fortune;
• travailler pour une grande entreprise reconnue comme étant l’une des meilleures où travailler, notamment pour ce qui a trait à la diversité du personnel, à la conciliation travail-famille ainsi qu’à la place des femmes dans les postes de cadres et les postes scientifiques.

L’occasion à saisir

L’administrateur(trice) des installations collabore étroitement avec le gestionnaire régional des installations afin de soutenir toutes les activités des installations. Cette personne est le premier point de contact pour les clients internes et externes cherchant à obtenir du soutien et des informations en provenance de l’installation du 8625, route Transcanadienne à Montréal. L’administrateur(trice) des installations offrira un soutien administratif au gestionnaire régional des installations.

De plus, l’administrateur(trice) des installations, sous la supervision du gestionnaire régional des installations, encadre tous les sous-traitants externes pour soutenir le service des installations, notamment en veillant à la tenue des dossiers et à la gestion des contrats, en coordonnant les activités des projets et en apportant son soutien à la planification.

Ce que vous ferez

• Assister le gestionnaire régional des installations dans tous les aspects de la mise en œuvre des projets, s’il y a lieu.
• Soutenir le gestionnaire régional des installations avec les contrats externes, s’il y a lieu.
• Soutenir le gestionnaire régional des installations et lui apporter un soutien administratif robuste.
• Représenter le service des installations lors des réunions interfonctionnelles afin de soutenir et de faciliter la communication et les actions entre les différents services.
• Coordonner toutes les activités des installations, leur orientation et les systèmes de soutien.
• Superviser et former les employés des installations, s’il y a lieu, et les sous-traitants.
• Maintenir et mettre à jour les procédures et les politiques administratives de façon autonome.
• Gérer toutes les requêtes de travail, attribuer les bons de commande et assurer l’administration globale du système.
• Gérer la planification de l’entretien des immeubles et des équipements.
• Répondre aux appels d’entretien urgents.
• Créer des plans d’évacuation et des plans d’action en cas d’urgence (formation des employés, exercices d’évacuation annuels en cas d’incendie, etc.)
• Veiller à la formation en secourisme pour les employés de l’immeuble.
• Gérer les besoins en équipement et en fournitures, comme le mobilier, les télécommunications, les appareils de cuisine ainsi que le matériel et les fournitures de bureau.
• Assurer la liaison avec les fournisseurs pour le compte du gestionnaire régional des installations.
• Rendre compte au gestionnaire régional des installations sur une base régulière.
• Superviser les équipes de nettoyage et les préposés à l’entretien.
• Documenter les procédures et tenir les dossiers d’entretien.
• Contrôler les dépenses budgétaires d’entretien.
• Planifier, organiser, coordonner et diriger des événements spéciaux.
• Déterminer les besoins en personnel pour les événements spéciaux. Autoriser ou trouver du personnel supplémentaire, s’il y a lieu.
• En collaboration avec l’équipe des RH locale, gérer les cartes d’accès des employés (nouveaux employés, cessations d’emploi, cartes temporaires, cartes pour le personnel d’entretien, etc.).
• En collaboration avec l’équipe des RH locale, gérer les caméras de sécurité.
• Assurer la responsabilité des quais de chargement et de la salle d’expédition (opérations et tâches administratives de la salle d’expédition).
• Veiller au maintien de la certification ISO 50001.
• Assurer la distribution du courrier quotidien et les livraisons aux employés de l’immeuble.
• Avoir de l’expérience de travail auprès des différents services de messagerie tels que Purolator, Fedex, DHL, UPS et Postes Canada.
• Assurer la responsabilité des achats de fournitures de bureau, de papier pour les imprimantes et d’autres acquisitions pour les installations, s’il y a lieu.
• Organiser la livraison et le ramassage des boîtes d’archives.
• Maintenir un centre de tri à jour et organisé pour la distribution du courrier.
• Maintenir un bon roulement des activités du système d’expédition de Purolator et des autres fournisseurs de services d’expédition et de leurs fournitures.
• Gérer et entretenir l’alimentateur d’enveloppes et la distributrice de timbres.
• Gérer et surveiller le programme de recyclage et la destruction des documents confidentiels.

Compétences requises

• Diplôme d’études collégiales (DEC);
• 5+ années d’expérience dans un poste similaire;

• Le ou la titulaire du poste doit pouvoir bien communiquer en anglais (50% du temps), car ses fonctions exigent des interactions avec des intervenants et collègues se trouvant à l’extérieur du Québec ou du Canada.

Compétences souhaitables
• Connaissances en HSE;
• Connaissances en SAP;
• Connaissances en sécurité alimentaire;
• Sécurité incendie;
• Certification de premiers secours.

Réalisez vos aspirations professionnelles en saisissant diverses occasions de carrière chez Abbott, une entreprise qui peut vous aider à bâtir votre futur et vivre au meilleur de vos possibilités. Abbott est un employeur souscrivant au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et ayant à cœur de favoriser la diversité au sein de sa main-d’œuvre.

Visitez notre site www.abbott.com ou suivez-nous sur Facebook, à www.facebook.com/Abbott, et Twitter @AbbottNews et @AbbottGlobal.

About Abbott

Abbott is a global healthcare leader, creating breakthrough science to improve people’s health. We’re always looking towards the future, anticipating changes in medical science and technology.

Working at Abbott

At Abbott, you can do work that matters, grow, and learn, care for yourself and family, be your true self and live a full life. You will have access to:
• Career development with an international company where you can grow the career you dream of.
• A company recognized as a great place to work in dozens of countries around the world and named one of the most admired companies in the world by Fortune.
• A company that is recognized as one of the best big companies to work for as well as a best place to work for diversity, working mothers, female executives, and scientists.

The Opportunity

The Facilities Administrator will work closely with the Area Facilities Manager to support all facilities activities. The Administrator will be the first point of contact for internal and external customers seeking support and information from the Facilities organization of the 8625 Trans-Canada Highway site in Montreal. The Facilities Lead will provide administrative support to the Area Facilities Manager.

Additionally, the Facilities Lead, under the supervision of the Area Facilities Manager, will manage all outside contractors in support of the Facilities Department, including maintaining records and contracts, coordinating project activities, and providing scheduling support.

What You’ll Do
• Assist the Area Facilities Manager in all aspects of project implementation as needed.
• Support the Area Facilities Manager with external contracts as needed.
• Support and provide strong administrative support to the Area Facilities Manager
• Represent the Facilities Department in inter-departmental meetings to support and facilitate communication and action between departments.
• Coordinate all Facilities activities, work direction, and support systems.
• Supervise and train facilities employees (if applicable) and contractors as needed.
• Independently maintain and update administrative policies and processes.
• Manage all work requests, assigning work orders, and providing the overall system administration.
• Managing building and equipment maintenance schedules
• Responding to urgent maintenance calls
• Prepare for emergencies by creating building evacuation and other action plans (employee training, annual fire drill, etc.)
• Oversee the first aid training for the building employees.
• Managing equipment and supply needs, including furniture, telecommunications, kitchen appliances, office equipment and supplies
• Liaising with vendors and suppliers on behalf of Area Facilities Manager
• Reporting to the Area Facilities Manager on a regular basis
• Supervising cleaning crews and maintenance workers
• Documenting processes and keeping maintenance records
• Monitoring maintenance budget spending
• Plan, organize, coordinate, and direct special events.
• Determine staffing needs for special events. Authorize or secure additional staff as required.
• In conjunction with local HR manage the employee access cards (new hires, termination, temp. cards, building maintenance cards, etc.)
• In conjunction with local HR, manages the security cameras.
• Responsible for the loading dock and mailroom (operations and administrative duties of the mailroom).
• Responsible for maintaining ISO 50001 certification.
• Distribution of daily mail and deliveries to building employees
• Experience working with various couriers such as Purolator, FedEx DHL, UPS, Canada Post
• Responsible for purchasing office supplies, paper for printers and other facilities purchases as required.
• Organize delivery and pickup for archive boxes.
• Maintain an updated and organized sorting center for mail distribution.
• Maintain good running operation of the Purolator shipping system and other shipping suppliers and their supplies.
• Manage and maintain envelope feeder and postage machine.
• Manage and oversee the Recycling program and Confidential Document destruction.

Required Qualifications

• College degree (DEC);
• 5+ years of experience in a similar role;

• The incumbent must be able to communicate well in English (50% of the time), as his or her duties require interaction with stakeholders and colleagues outside Quebec and Canada.

Preferred Qualifications
• EHS background;
• SAP knowledge;
• Food Safety knowledge;
• Fire Safety;
• First Aid certification.

Follow your career aspirations to Abbott for diverse opportunities with a company that can help you build your future and live your best life. Abbott is an Equal Opportunity Employer, committed to employee diversity.

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