Adjoint(e) Administratif(ve) Exécutif(ve) - Produits Nutritionnels (Montreal)

À propos d’Abbott

Abbott est un chef de file mondial de l’industrie des soins de santé qui crée des solutions scientifiques révolutionnaires visant à améliorer la santé des gens. L’entreprise est résolument tournée vers l’avenir, à l’affût des changements qui pourraient survenir dans le domaine des sciences et des technologies médicales.

Être à l’emploi d’Abbott

En étant à l’emploi d’Abbott, vous pourrez faire un travail qui compte, vous perfectionner et apprendre, prendre soin de vous et des membres de votre famille, rester fidèle à ce que vous êtes et vivre pleinement. Vous pourrez :

• profiter de possibilités d’avancement professionnel au sein d’une entreprise internationale qui vous permettra de bâtir la carrière dont vous rêvez;
• travailler pour une entreprise reconnue dans des douzaines de pays partout dans le monde comme étant un excellent milieu de travail et figurant parmi les entreprises les plus admirées dans le monde dans le classement Fortune;
• travailler pour une grande entreprise reconnue comme étant l’une des meilleures où travailler, notamment pour ce qui a trait à la diversité du personnel, à la conciliation travail-famille ainsi qu’à la place des femmes dans les postes de cadres et les postes scientifiques.

L’OCCASION À SAISIR

La division Nutrition d’Abbott est à la recherche d’une personne pour occuper le poste d’adjoint ou adjointe de direction à son siège social de Montréal. Le ou la titulaire du poste aura la chance de jouer un rôle clé dans l’entreprise en aidant le directeur général ou la directrice générale, et en apportant son soutien à l’équipe de direction pour les tâches administratives et divers projets.

Cette personne sera essentielle au succès de l’équipe, en veillant au bon déroulement des activités quotidiennes, en gérant les priorités et en améliorant l’efficacité des processus. Elle sera appelée à gérer des horaires complexes et à traiter des renseignements confidentiels avec discrétion. En tant que partenaire de confiance, le ou la titulaire du poste doit pouvoir anticiper les besoins, fixer les priorités et favoriser la collaboration, ayant ainsi une incidence majeure sur la réussite globale de l’équipe.

TÂCHES ASSOCIÉES AU POSTE

• Fournir un soutien administratif quotidien au directeur général ou à la directrice générale ainsi qu’à l’équipe de la haute direction.
• Faire les vérifications nécessaires lors de l’exécution des tâches administratives ponctuelles afin d’assurer l’exactitude de l’information (par exemple : rapports, factures, communications, tableaux, graphiques, dossiers).
• Préparer, ou améliorer au besoin, des présentations PowerPoint et d’autres documents de haute qualité destinés à des publics internes et externes.
• Prendre en charge la correspondance (lire, analyser et acheminer la correspondance, rédiger des communications et fournir des réponses dans les temps requis).
• Gérer un calendrier complexe, ce qui implique d’organiser des réunions, de régler les conflits d’horaire et de planifier l’horaire en vue des engagements futurs.
• Assurer la logistique des réunions, préparer les ordres du jour, rédiger les procès-verbaux et veiller à ce que les suivis soient faits afin que les choses progressent.
• S’occuper des réservations de voyage (vols d’avion, chambres d’hôtel et itinéraires détaillés).
• Traiter les dépenses dans les délais requis, à l’aide des systèmes d’Abbott. Respecter les procédures de demande d’achat, les exigences de l’entreprise en matière de sécurité et de confidentialité, les directives de l’entreprise relatives à l’image de marque et les procédures en matière d’impression et de photocopies (au besoin).
• Fournir un service de qualité et faire preuve de professionnalisme dans toutes les interactions.
• Prévoir et satisfaire les besoins du directeur général ou de la directrice générale et de son équipe, afin de garantir le bon déroulement des activités quotidiennes.
• Simplifier les processus administratifs afin de soutenir plus efficacement le directeur général ou la directrice générale.
• Coordonner et tenir à jour certains fichiers du service, conformément aux exigences de l’entreprise et du gouvernement.
• Utiliser et bien comprendre la suite Microsoft Office, d’autres logiciels d’affaires, le site Web du Service mondial des voyages d’affaires et les systèmes de gestion du rendement des employés (au besoin).
• Coordonner l’intégration des nouveaux employés et leur installation dans les locaux.
• Former d’autres adjoints administratifs ou adjointes administratives, et coordonner le travail avec ces personnes, au besoin.
  

COMPÉTENCES REQUISES

• Diplôme d’études collégiales en administration ou dans un domaine connexe (programme d’une durée de 3 ans).
• Au moins 5 ans d’expérience à titre d’adjoint administratif ou adjointe administrative pour un directeur général ou une directrice générale, un vice-président ou une vice-présidente, ou encore un directeur ou une directrice.
• Excellentes compétences informatiques : MS Office, Teams, SAP.
• Capacité à interagir avec des partenaires internes et externes afin de bâtir et d’entretenir des relations d’affaires mutuellement avantageuses.
• Esprit stratégique et capacité à effectuer de nombreuses tâches simultanément, dans le respect des échéances, même lorsque celles-ci entrent en conflit.
• Excellentes aptitudes en communication, notamment aptitude à bien écouter, à poser des questions et à communiquer efficacement.
• Compétences exceptionnelles en communication, à l’oral et à l’écrit, notamment capacité à transmettre de l’information de façon concise et efficace.
• Grand souci du détail et excellent sens de l’organisation, ce qui implique de jongler avec de multiples priorités simultanément.
• Solides aptitudes pour les relations interpersonnelles, permettant de bâtir des relations à tous les échelons de l’organisation.
• Capacité à travailler sous pression.
• Gestion efficace du temps, autodiscipline et concentration.
• Grande précision et excellentes aptitudes pour effectuer des suivis.
• Fiabilité et ponctualité.
• Capacité à traiter des renseignements confidentiels.
• Bonne maîtrise de l’anglais, car le travail exige de parler en anglais 50 % du temps avec des partenaires ou des collègues à l’extérieur du Québec et du Canada.

Suivez vos aspirations professionnelles chez Abbott pour diverses opportunités dans une entreprise qui peut vous aider à construire votre avenir et à vivre votre meilleure vie. Abbott est un employeur garantissant l'égalité des chances et engagé en faveur de la diversité des employés.

Visitez notre site www.abbott.com ou suivez-nous sur Facebook, à www.facebook.com/Abbott, et Twitter @AbbottNews et @AbbottGlobal.

About Abbott

Abbott is a global healthcare leader, creating breakthrough science to improve people’s health. We’re always looking towards the future, anticipating changes in medical science and technology.

Working at Abbott

At Abbott, you can do work that matters, grow, and learn, care for yourself and family, be your true self and live a full life. You will have access to:

• Career development with an international company where you can grow the career you dream of.
• A company recognized as a great place to work in dozens of countries around the world and named one of the most admired companies in the world by Fortune.
• A company that is recognized as one of the best big companies to work for as well as a best place to work for diversity, working mothers, female executives, and scientists.

THE OPPORTUNITY

Working from our Montreal Head Office in Abbott’s Nutritional Products Division, an exciting opportunity has arisen to play a pivotal role in supporting the General Manager and providing administrative and project assistance to the leadership team.

The Executive Assistant is integral to the success of our team, ensuring seamless execution of daily operations, managing priorities, and enhancing efficiency through skilled management of complex schedules and discretion in handling sensitive information. Acting as a trusted partner, this role anticipates needs, coordinates priorities, and fosters collaboration, making a meaningful impact on the team’s overall success.

WHAT YOU’LL DO

• Provide day-to-day executive administrative support to the General Manager and Senior Leadership Team.
• Apply appropriate due diligence ensuring accuracy in completing ad-hoc administrative tasks (e.g., reports, invoices, communications, tables, charts, files).
• Prepare and refine high-quality PowerPoint presentations and materials for internal and external audiences.
• Manage correspondence by reading, researching, and routing inquiries, drafting communications, and ensuring timely responses.
• Manage a complex calendar by arranging meetings, resolving scheduling conflicts, and proactively planning for upcoming commitments.
• Coordinate meeting logistics, prepare agendas, take minutes, and track follow-up actions to ensure accountability and progress.
• Organize and coordinate travel arrangements, including flights, accommodations, and detailed itineraries.
• Process expenses and ensure timely completion, using Abbott’s systems. Observe purchasing and requisition procedures, Corporate Security and Privacy Rules, Corporate Branding Guidelines, and Copy Center procedures (if applicable).
• Provide support while ensuring quality service and professionalism at every interaction.
• Anticipate and address the needs of the GM and team, ensuring seamless daily operations.
• Streamline administrative processes to enhance efficiency across the GM’s office.
• Coordinate and maintain departmental files, as assigned, in compliance with corporate and government regulations.
• Use and understand Microsoft Office Suite and other business-specific software, including the Corporate Travel website and employee performance management systems (as applicable).
• Coordinate new employee office set-ups and onboarding.
• May train/coordinate work with other administrative assistants.
  

REQUIRED QUALIFICATIONS

• College, three-year diploma (Office Administration or related field).
• Minimum 5 years of experience as an Administrative Assistant to a GM, VP or Director.
• Strong computer skills: MS Office, Teams, SAP.
• Liaise with internal and external stakeholders to build and maintain positive, mutually beneficial relationships.
• Ability to think strategically and multi-task while able to meet conflicting deadlines.
• Excellent communication skills with the ability to listen actively, ask questions and communicate effectively.
• Exceptional written and verbal communication skills, with the ability to convey information concisely and effectively.
• Outstanding organizational skills and attention to detail, with the ability to manage multiple priorities simultaneously.
• Strong interpersonal skills with the ability to build relationships across all levels of the organization.
• Ability to work under pressure.
• Excellent time management skills, self-discipline and focus.
• Excellent accuracy and follow-up skills.
• Reliable/Dependable/Punctual.
• Ability to handle confidential information.
• The incumbent must be able to communicate well in English (50% of the time), as his or her duties require interaction with stakeholders and colleagues outside Quebec and Canada.

Follow your career aspirations to Abbott for diverse opportunities with a company that can help you build your future and live your best life. Abbott is an Equal Opportunity Employer, committed to employee diversity.

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