Spécialiste en traitement de documents (télétravail)

Chez McCarthy Tétrault, nous offrons des perspectives de carrière stimulantes et enrichissantes et sommes fiers d'avoir été classés au Palmarès des 100 meilleurs employeurs du Canada et au Palmarès des meilleurs employeurs pour la diversité au Canada pour la onzième année consécutive en 2023. Notre culture repose sur l'excellence professionnelle, la collaboration, l'innovation, le leadership éclairé et l'entrepreneuriat. Nous valorisons l'inclusion sous toutes ses formes et donnons aux membres du cabinet les outils et les occasions nécessaires pour leur permettre de se réaliser pleinement.

Le titulaire de ce poste fera partie d'une équipe nationale au sein de laquelle il travaillera avec des avocats et des professionnels dans tous nos bureaux au Canada, où l'anglais est la langue prédominante. Le titulaire de ce poste devra travailler sur des documents en anglais ou en français pour des clients, des avocats ou des professionnels qui ne comprennent et ne communiquent qu'en anglais ou en français. Cette équipe nationale de services documentaires fonctionne 24 heures sur 24, 7 jours sur 7, et il est nécessaire, pour le bon fonctionnement des opérations, de disposer en permanence d'un personnel bilingue pour répondre aux demandes. Le bilinguisme (français et anglais) est donc une exigence pour ce poste.

Horaire (télétravail) : Lundi au Vendredi 19H00 - 3H00 EST ou 18H00 - 2H00 EST

Veuillez noter que l'horaire de travail pour ce poste est fixe et que l'employé(e) sera tenu(e) de travailler dans l'horaire de travail obligatoire du Lundi au Vendredi 19H00 - 3H00 EST ou 18H00 - 2H00 EST.

À titre de Spécialiste en traitement de documents, vos tâches seront les suivantes :

• Créer divers documents juridiques et d'autres natures par la dactylographie, la transcription, la numérisation ou d'autres méthodes. Le traitement des documents comprend l'adaptation des styles, le multipostage, l'insertion de médias dans les présentations, l'établissement de renvois, l'indexation, la création de tableaux (notamment financiers), le traitement de graphiques et d'objets, l'utilisation d'applications graphiques, etc.
• Effectuer la correction d'épreuves et la vérification des documents pour s'assurer qu'ils sont logiques et clairs, que leur mise en forme est appropriée et que l'orthographe et la grammaire sont exactes. Comparer les différentes versions des documents, vérifier si les révisions sont justes et corriger les documents en cas d'altération.
• Acquérir une compréhension et une connaissance pratique des procédures du cabinet en matière de production de documents à partir des précédents établis.
• Répondre rapidement aux demandes, respecter les délais et travailler en coopération avec les autres services et employés à l'échelle du cabinet.
• Acquérir une expertise en traitement de texte afin de traiter des documents complexes, de nature juridique ou autre.
• Gérer de façon proactive des volumes de travail variés avec un minimum de supervision et d'encadrement.
• Contrôler la qualité de son propre travail, obtenir des précisions si nécessaire et réviser le travail de ses pairs au besoin.
• Épauler les membres de son équipe et agir comme mentor au besoin.
• Gérer adéquatement le processus de traitement des demandes de production de documents et des demandes de soutien, ce qui suppose d'établir la priorité des besoins et de coordonner le travail de bout en bout.
• Apporter son aide à l'échelle du cabinet pour la préparation de documents avec la suite Microsoft (p. ex., Word, Excel, PowerPoint, Visio).
• Documenter, consigner et traiter tous les appels, courriels, messages vocaux et visites, en plus d'en assurer le suivi, de façon à offrir un soutien en temps voulu.
• Gérer l'acheminement et la prise en charge des problèmes (suivi des appels, recherche, mise à jour de la base de connaissances).
• Examiner les problèmes et procédures reliés à la production de documents et au soutien; recommander des solutions au besoin.
• Effectuer les autres tâches assignées.

Le ou la candidat(e) idéal(e) se distinguera par le profil suivant :

• Diplôme d'études collégiales (administration de bureau, spécialisation dans le domaine juridique ou domaine connexe).
• 3 années d'expérience dans un environnement professionnel; expérience de la production de documents (un atout).
• Certification MOS obtenue ou en voie d'obtention dans un délai d'un an suivant l'embauche.
• Connaissance de la terminologie, des documents et des procédures juridiques un atout.
• Grand souci du détail et excellentes aptitudes en orthographe, en grammaire et en correction d'épreuves, en français et en anglais.
• Avoir beaucoup d'entregent en général et de tact au téléphone; savoir communiquer efficacement et de manière respectueuse avec les clients du Groupe des spécialistes en traitement de documents.
• Avoir la capacité de transférer des connaissances de façon agréable, efficace et efficiente en utilisant diverses techniques.
• Être patient, faire preuve de souplesse et avoir la capacité de gérer efficacement des situations difficiles.
• Sens de l'organisation, grand souci du détail et solides compétences en correction d'épreuves.
• Capacité à entretenir d'excellentes relations interpersonnelles et à composer avec la pression et le stress.
• Aptitudes développées pour l'analyse et la résolution de problèmes, et capacité de visualiser et de présenter des solutions créatives.
• Capacité de s'adapter à différents horaires de travail (semaine, fin de semaine et jours fériés, au besoin).
• Assurance nécessaire pour travailler de façon autonome, établir les priorités et prendre les décisions de tous les jours, et juger lorsqu'il est nécessaire de demander l'aide d'un superviseur.
• Vitesse de frappe de 80 à 100 mots à la minute.
• Bilinguisme français-anglais (parlé et écrit).

McCarthy Tétrault offre aux membres de son équipe :

• Des avantages sociaux exceptionnels dès le premier jour incluant une couverture d'assurance collective payée par le cabinet, un programme de bien-être et une allocation de dépenses en technologie.
• Une rémunération concurrentielle, le paiement des heures supplémentaires et des congés généreux, y compris une journée de congé pour activités bénévoles et une journée de congé pour votre fête.
• Des occasions de croissance et de perfectionnement professionnel à tous les échelons, selon une culture qui encourage et valorise pleinement la rétroaction fondée sur le dialogue.
• La possibilité de s'impliquer fréquemment dans la communauté et un engagement envers l'équité, la diversité et l'inclusion.
• Une culture axée sur la collaboration et la cohésion où les avocats et les équipes commerciales travaillent de concert à un objectif commun.

Nous remercions tous les candidat(e)s de leur intérêt à l'égard de McCarthy Tétrault; cependant, seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s. Nous regrettons de ne pouvoir répondre individuellement à tous les candidat(e)s. McCarthy Tétrault souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et favorise un milieu de travail inclusif, équitable et accessible. Nous vous encourageons à communiquer avec nous si vous avez besoin d'un accommodement dans le cadre du processus de recrutement.