Spécialiste bilingue en traitement de documents

Chez McCarthy Tétrault, nous offrons des perspectives de carrière stimulantes et enrichissantes et sommes fiers d'avoir été classés au Palmarès des 100 meilleurs employeurs du Canada et au Palmarès des meilleurs employeurs pour la diversité au Canada pour la onzième année consécutive en 2023. Notre culture repose sur l'excellence professionnelle, la collaboration, l'innovation, le leadership éclairé et l'entrepreneuriat. Nous valorisons l'inclusion sous toutes ses formes et donnons aux membres du cabinet les outils et les occasions nécessaires pour leur permettre de se réaliser pleinement.

L'employé(e) qui occupera ce poste intégrera une équipe nationale dans laquelle il sera appelé à travailler avec des avocats et professionnels de tous nos bureaux à travers le Canada, où l'anglais est la langue prédominante. L'employé(e) occupant ce poste devra entre autres être en mesure de travailler sur des documents en anglais ou en français pour des clients, avocats ou professionnels qui ne comprennent et ne communiquent qu'en anglais ou en français. Cette équipe nationale de spécialistes en traitement de documents est en opération 24/7 et il est nécessaire pour le bon fonctionnement des opérations qu'il y ait du personnel bilingue en tout temps prêts à répondre aux demandes. Le bilinguisme (français et anglais) est donc une exigence pour ce poste.

Horaire disponible (télétravail): Mardi à Samedi 12h00 à 20h00 EST

Veuillez noter que l'horaire de travail pour ce poste est fixe et que l'employé(e) devra effectuer les quarts de travail obligatoires du mardi au samedi de 12 h à 20 h HE.

À titre de Spécialiste bilingue en traitement de documents, vous :

• Créer divers documents juridiques et d'autres natures par la dactylographie, la transcription, la numérisation ou d'autres méthodes. Le traitement des documents comprend l'adaptation des styles, le multipostage, l'insertion de médias dans les présentations, l'établissement de renvois, l'indexation, la création de tableaux (notamment financiers), le traitement de graphiques et d'objets, l'utilisation d'applications graphiques, etc.
• Effectuer la correction d'épreuves et la vérification des documents pour s'assurer qu'ils sont logiques et clairs, que leur mise en forme est appropriée et que l'orthographe et la grammaire sont exactes. Comparer les différentes versions des documents, vérifier si les révisions sont justes et corriger les documents en cas d'altération.
• Acquérir une compréhension et une connaissance pratique des procédures du cabinet en matière de production de documents à partir des précédents établis.
• Répondre rapidement aux demandes, respecter les délais et travailler en coopération avec les autres services et employés à l'échelle du cabinet.
• Acquérir une expertise en traitement de texte afin de traiter des documents complexes, de nature juridique ou autre.
• Gérer de façon proactive des volumes de travail variés avec un minimum de supervision et d'encadrement.
• Contrôler la qualité de son propre travail, obtenir des précisions si nécessaire et réviser le travail de ses pairs au besoin.
• Épauler les membres de son équipe et agir comme mentor au besoin.
• Gérer adéquatement le processus de traitement des demandes de production de documents et des demandes de soutien, ce qui suppose d'établir la priorité des besoins et de coordonner le travail de bout en bout.
• Apporter son aide à l'échelle du cabinet pour la préparation de documents avec la suite Microsoft (p. ex., Word, Excel, PowerPoint, Visio).
• Documenter, consigner et traiter tous les appels, courriels, messages vocaux et visites, en plus d'en assurer le suivi, de façon à offrir un soutien en temps voulu.
• Gérer l'acheminement et la prise en charge des problèmes (suivi des appels, recherche, mise à jour de la base de connaissances).
• Examiner les problèmes et procédures reliés à la production de documents et au soutien; recommander des solutions au besoin.
• Effectuer les autres tâches assignées.

Le ou la candidat(e) idéal(e) se distinguera par le profil suivant :

• Diplôme d'études collégiales (administration de bureau, spécialisation dans le domaine juridique ou domaine connexe).
• 3 années d'expérience dans un environnement professionnel; expérience de la production de documents (un atout).
• Certification MOS obtenue ou en voie d'obtention dans un délai d'un an suivant l'embauche.
• Connaissance de la terminologie, des documents et des procédures juridiques un atout.
• Grand souci du détail et excellentes aptitudes en orthographe, en grammaire et en correction d'épreuves, en français et en anglais.
• Avoir beaucoup d'entregent en général et de tact au téléphone; savoir communiquer efficacement et de manière respectueuse avec les clients du Groupe des spécialistes en traitement de documents.
• Avoir la capacité de transférer des connaissances de façon agréable, efficace et efficiente en utilisant diverses techniques.
• Être patient, faire preuve de souplesse et avoir la capacité de gérer efficacement des situations difficiles.
• Sens de l'organisation, grand souci du détail et solides compétences en correction d'épreuves.
• Capacité à entretenir d'excellentes relations interpersonnelles et à composer avec la pression et le stress.
• Aptitudes développées pour l'analyse et la résolution de problèmes, et capacité de visualiser et de présenter des solutions créatives.
• Capacité de s'adapter à différents horaires de travail (semaine, fin de semaine et jours fériés, au besoin).
• Assurance nécessaire pour travailler de façon autonome, établir les priorités et prendre les décisions de tous les jours, et juger lorsqu'il est nécessaire de demander l'aide d'un superviseur.
• Vitesse de frappe de 80 à 100 mots à la minute.
• Le bilinguisme (français et anglais) est requis.

McCarthy Tétrault offre aux membres de son équipe :

• Des avantages sociaux exceptionnels dès le premier jour incluant une couverture d'assurance collective payée par le cabinet, un programme de bien-être et une allocation de dépenses en technologie.
• Une rémunération concurrentielle, le paiement des heures supplémentaires et des congés généreux, y compris une journée de congé pour activités bénévoles et une journée de congé pour votre fête.
• Des occasions de croissance et de perfectionnement professionnel à tous les échelons, selon une culture qui encourage et valorise pleinement la rétroaction fondée sur le dialogue.
• La possibilité de s'impliquer fréquemment dans la communauté et un engagement envers l'équité, la diversité et l'inclusion.
• Une culture axée sur la collaboration et la cohésion où les avocats et les équipes commerciales travaillent de concert à un objectif commun.

Comment postuler :

Les candidat(e)s externes sont encouragé(e)s à postuler en ligne. Tous/Toutes les candidat(e)s internes doivent postuler directement via notre portail de carrière interne sur Espresso.

Nous remercions tous les candidat(e)s de leur intérêt à l'égard de McCarthy Tétrault; cependant, seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s. Nous regrettons de ne pouvoir répondre individuellement à tous les candidat(e)s. McCarthy Tétrault souscrit au principe de l'égalité d'accès à l'emploi et favorise un milieu de travail inclusif, équitable et accessible. Nous vous encourageons à communiquer avec nous si vous avez besoin d'un accommodement dans le cadre du processus de recrutement.