Responsable des services Auxiliaires

Date d'entrée: à discuter

Salaire: à discuter

L’Oratoire Saint-Joseph du Mont-Royal recherche des candidat(e)s afin de combler le poste de Responsable des services Auxiliaires.

L’Oratoire Saint-Joseph du Mont-Royal est un sanctuaire international de foi chrétienne qui accueille près de deux millions de visiteurs par année. Situé dans l’arrondissement historique et naturel du Mont-Royal, sa basilique et son dôme constituent le point le plus haut de Montréal et fait parti des incontournables des circuits touristiques de la ville. Plus de deux cents religieux et laïques collaborent à la réalisation de sa mission.

Sous la direction du supérieur immédiat, le ou la Responsable des Services Auxiliaires est en charge de l’organisation, de la gestion et de l’optimisation des services auxiliaires essentiels au bon fonctionnement de l’Oratoire. Ce rôle vise à garantir la qualité des services, la rentabilité des opérations et l’efficacité des ressources utilisées.
Les services auxiliaires regroupent la gestion des services de stationnement, de téléphonie, de support informatique et de certaines ressources administratives (assurances, fournitures de bureau, inventaire, etc.) :
-  Le stationnement regroupe les activités de collecte des frais de stationnement et l’utilisation des places de stationnement de l’Oratoire par ses différents utilisateurs (visiteurs, pèlerins, religieux, partenaires, etc) tant au quotidien que lors d’événements spéciaux. 
-  Le rôle de la téléphonie est de donner des informations lors de tout appel entrant à l’Oratoire et transférer l’appel à la bonne personne
- Le service informatique, contrat en sous-traitance à une compagnie extérieure, supporte le réseau et les équipements ainsi que leur maintenance. 
-  Les ressources administratives gérées par les services auxiliaires regroupent, sans s’en limiter, la gestion du portefeuille d’assurances de biens, les réserves physiques n’étant pas spécifiquement attribuées à un département ainsi que les achats et la tenue d’inventaire des fournitures de bureau de l’Oratoire.

Principales tâches :
1.    Voir à la qualité des produits et services, pour tous les services auxiliaires, ainsi qu’à la rentabilité des opérations du stationnement. Suivre l’activité en faisant des rapports périodiques en vue d’atteindre les objectifs fixés. Être force de proposition pour améliorer la qualité des produits et des services, réduire les coûts et augmenter les revenus. Traiter les plaintes reçues.

2.    Participer à l’élaboration du budget des différents services auxiliaires et s’assurer du respect du budget de ces services. 
3.    Établir les standards de qualité pour les services auxiliaires. Élaborer, réviser et tenir à jour les règles, les méthodes et les procédures de travail de sa section.
4.    Commander, réceptionner, distribuer et suivre l’inventaire des différentes fournitures et équipements de stationnement, informatiques et de bureau. S’assurer de la tenue d'inventaire du parc informatique. Conseiller la direction sur le renouvellement du parc informatique et les commandes d’équipements pour tout l’Oratoire.  
5.    S’assurer du maintien en ordre, du rangement, de la propreté et de la tenue d’inventaire des différentes réserves et endroits d’entreposage de l’Oratoire qui ne sont pas attribués spécifiquement à un département. Tenir un inventaire des fournitures de bureau et des documents imprimés pour l’ensemble du sanctuaire.
6.    Comparer et négocier les coûts d’achats des différents matériels, équipements et fournitures sous sa responsabilité, dans une optique de rationalisation des coûts.
7.    S’assurer du bon fonctionnement, des réparations nécessaires et de l’approvisionnement des équipements pour les services dont il/elle est en charge. Pour les services en sous-traitance, voir à ce que les services rendus correspondent aux ententes convenues.
8.    Programmer le logiciel de stationnement en fonction des différents paramètres (tarifs, informations sur les visiteurs, horaires, etc).
9.    Mettre à jour et suivre les dossiers d’assurance de biens matériels. Centraliser les informations en provenance des autres départements et aller chercher les informations relatives aux équipements auprès des autres départements de l’Oratoire, en particulier les ressources matérielles. 
10.    S’assurer de fournir un service de téléphonie aux heures et jours convenus. Être force de proposition quant aux heures de service requises. Gérer le personnel de la téléphonie (préparer et valider la paye; préparer, afficher et coordonner les horaires de travail). Effectuer le suivi des heures de travail, des divers congés et des vacances.
11.    Participer à l’embauche du personnel de son département et superviser leur formation. S’assurer de la création et du respect des horaires en prenant en compte de la saisonnalité de l’activité et des objectifs fixés. Préparer et valider la paye des personnes sous sa responsabilité. Préparer, afficher et coordonner les horaires de travail. Effectuer le suivi des heures de travail, des congés et des vacances.
12.    Accomplir toute autre tâche connexe à la demande du supérieur immédiat.

Qualifications requises :
-  Diplôme d’Études Collégiales dans une discipline pertinente 
-  Minimum de 5 ans d’expérience dans un rôle similaire 
-  Maîtrise du français et de l’anglais, à l’oral et à l’écrit.
-  Maîtrise des outils informatiques courants (logiciels de gestion, Excel, etc.), connaissance des logiciels spécifiques à la gestion de stationnement et des outils informatiques.
-  Bonne gestion des priorités.
-  Esprit d’initiative, proactivité et sens du service.
-  Capacité à communiquer efficacement, tant à l'interne qu'à l'externe.