Executive Receptionist

Description

Lieu : RÉCEPTION 630, boul. René-Lévesque, Montréal (Québec)
Heures ouvrables : De 8 h 30 à 17 h (HE)

Joignez-vous à notre équipe et ce que nous accomplirons ensemble

La ou le réceptionniste de direction offre un excellent service à la clientèle, de secrétariat et d'administration, tant aux membres de l'équipe TELUS qu'aux visiteurs. Expérimentée et motivée et possédant d'excellentes compétences administratives, analytiques et organisationnelles, la personne possède d'excellentes compétences en communication verbale et écrite et travaille bien avec les membres de l'équipe et le public.

La personne idéale est capable d'établir des priorités, de jongler avec plusieurs tâches simultanément, de gérer les détails et d'anticiper les besoins avec un minimum de direction. Elle doit faire preuve d'une grande discrétion dans ses interactions avec un large éventail de personnes internes et externes et traitera des informations sensibles et/ou confidentielles.

Voici comment

• Accueillir et diriger les invités, les membres de l'équipe et les visiteurs d'une manière centrée sur le client qui reflète les valeurs de TELUS
• Gérer le secteur de la réception, en veillant à ce que tout soit bien rangé, propre et exempt de désordre, et à ce qu'il reflète l'objectif professionnel de TELUS
• Coordonner les tâches avec les autres membres de l'équipe du Service de l'immobilier de TELUS afin d'assurer la couverture de la réception et le soutien en tout temps pendant les heures d'ouverture
• Inscrire et désinscrire les invités et les visiteurs
• Recevoir les appels, faire preuve de jugement et de discrétion lorsqu'il s'agit de transférer les appels à la personne ou au service approprié
• Gérer le système de carte d'accès à l'immeuble, y compris les commandes, la tenue des listes et la facturation mensuelle
• Assurer la liaison avec l'équipe de la Sûreté d'entreprise pour aider les membres de l'équipe TELUS à obtenir un accès physique
• Coordonner les demandes d'accès à la salle de gym et au stationnement pour vélos avec le locateur
• Superviser les réservations de salles pour le centre de conférence du locateur
• Administrer le système interne de réservation des salles de conférence
• Traiter les paiements mensuels pour les fournisseurs de messagerie
• Prendre en charge la réception et la documentation des documents juridiques délivrés par les huissiers de justice
• Distribuer efficacement les communications du locateur à tous les membres de l'équipe
• Superviser la gestion des installations, y compris les demandes d'immeubles nationaux, la création de bons de travail et les suivis auprès des fournisseurs
• Enregistrer et gérer les demandes d'entretien des bâtiments pour les réparations, le nettoyage et d'autres services
• Coordonner les commandes de fournitures de bureau et la gestion des stocks
• Gérer les recours hiérarchiques des clients et résoudre les problèmes en communiquant efficacement
• Dactylographier des notes de service, des lettres ou préparer des rapports
• Taper, réviser, mettre en forme, relire, copier, envoyer par la poste, télécopier et classer la correspondance et les documents
• Coordination d'événements; assurer la liaison entre l'organisateur/demandeur et le locateur afin de fournir une documentation complète et exacte aux fins d'approbation de l'événement par le locateur afin d'assurer le succès de l'événement

Qualifications

Vous possédez :

• Excellente maîtrise de l'anglais et du français, à l'oral et à l'écrit, y compris l'orthographe et la grammaire
• Manière serviable, amicale et diplomatique en personne et au téléphone
• Capacité d'anticiper les besoins, de penser de manière logique et créative et de faire preuve de jugement
• Capacité à interagir efficacement avec tous les niveaux de gestion
• Excellentes compétences en matière d'organisation, de planification et de tenue de dossiers
• Capacité à établir les priorités, à s'ajuster en fonction de celles-ci et à mener à bien les tâches dans un environnement d'équipe
• Solides compétences techniques avec Google Workspace
• Des connaissances sur le service de l'immobilier sont un atout
• Bilinguisme anglais et français

Désignation ou certification professionnelle requise

• Certificat d'études postsecondaires ou exp