Adjointe ou adjoint de direction

Vous êtes unique, comme le sont votre parcours, votre expérience et votre façon de voir les choses. Ici, on vous encourage et on vous motive à donner le meilleur de vous-même, et on vous donne les moyens de le faire. Vous travaillerez avec des collègues dynamiques - experts dans leur domaine - qui sont impatients de partager leurs connaissances avec vous. Vous aurez des gestionnaires inspirants qui vous aideront à développer votre potentiel et à atteindre de nouveaux sommets. Chaque jour, vous aurez de nouvelles occasions de rendre la vie de nos Clients plus radieuse - ils sont au cœur de tout ce que nous faisons. Découvrez comment vous pouvez faire une différence dans la vie des gens, des familles, des collectivités - ici et partout dans le monde.

Description de poste:

L' adjointe ou adjoint de direction relèvera des vice-présidents régionaux (VPR) et d'autres dirigeants, appuie ceux-ci

en offrant une aide administrative aux équipes soutenues en travaillant efficacement dans un environnement multitâche et s'assurera que les échéances seront respectées.

Les fonctions :

Offrir une aide administrative aux VPR (50 %)

• Aider les dirigeants à faire leur travail grâce à ses connaissances du Centre d'excellence et de l'environnement du siège social

• Offrir un soutien administratif pointu, organisé et efficace, recueillir des données et en faire le suivi, faire des recherches, gérer les agendas, créer les fichiers et les mettre à jour, etc.

• Organiser les voyages d'affaires et l'hébergement pour les dirigeants, prendre les dispositions nécessaires pour les déplacements et les rendez-vous

• Gérer les courriels et le courrier, filtrer les appels entrants et les acheminer aux services appropriés, et acheminer la correspondance courante ou y répondre

• Préparer les rapports, examiner les rapports reçus et assurer une distribution rapide et adéquate

• Offrir du soutien pour la gestion administrative et veiller à la saine gestion des factures et des dépenses

Gérer efficacement les réunions et les rencontres pour la région (20 %)

• Coordonner les réunions, promouvoir les événements et organiser les conférences téléphoniques : réserver les salles, faire le suivi des prochains éléments à l'ordre du jour, préparer l'ordre du jour, faire le suivi des mesures à prendre, prendre les dispositions nécessaires pour les invités et coordonner les emplacements, les services de traiteur et de technologie

• Appuyer la capacité de l'équipe de direction à faire le suivi des indicateurs clés du rendement (ICR) et de la planification des affaires

• Préparer les ordres du jour et les rapports au quotidien en vue des réunions

Gérer et appuyer les opérations à l'échelle régionale (25 %)

• Préparer les présentations, les bulletins mensuels pour la région et les centres financiers (CF), la correspondance pour les campagnes, les communications et tout autre rapport au besoin

• Soutenir l'équipe en favorisant l'approfondissement des connaissances dans son secteur et relever les éléments et les processus à améliorer pour rehausser l'efficacité

• Gérer les lecteurs partagés, les sites SharePoint et maintenir l'accès au système Manhattan

• Remplacer les adjoints à la gestion de centres financiers, au besoin, lorsque ce poste est occupé sur place

Appuyer la gestion des interactions avec les Clients conformément aux attentes des VPR et aux normes professionnelles (5 %)

• Offrir un service professionnel et courtois aux Clients et aux visiteurs

• Assurer la confidentialité de la correspondance et de l'information, et faire preuve de discrétion à cet égard; transmettre les problèmes à un échelon supérieur, s'il y a lieu

Les aptitudes pour réussir:

• Le bilinguisme (français, anglais, à l'oral et à l'écrit) est requis en raison des interactions fréquentes avec des collègues et des partenaires internes anglophones et francophones partout au Canada.

• Diplôme d'études secondaires et de 3 à 6 années d'expérience, ou combinaison équivalente d'études et d'expérience - Diplôme universitaire ou diplôme collégial de préférence

• Expérience du travail de bureau à titre d'adjointe ou d'adjoint de direction ou dans un poste de service à la clientèle

• Avoir une solide expérience en service à la clientèle et la capacité de contribuer favorablement à l'expérience Client en s'assurant que tous les Clients et les visiteurs reçoivent un service professionnel et courtois en tout temps

• Accomplir plusieurs tâches à la fois, établir les priorités et travailler dans un environnement au rythme rapide

• Naviguer efficacement dans l'organisation pour soutenir la direction régionale

• Gérer efficacement les attentes et les problèmes grâce à de fortes aptitudes pour la gestion relationnelle et la communication orale et écrite

• Accorder une grande importance à la confidentialité des renseignements sur les Clients et des affaires

• Être une ressource efficace et capable de s'adapter aux priorités changeantes des dirigeants régionaux et des équipes de gestion

• Être autonome, avoir l'esprit d'initiative et la capacité d'établir des priorités très rapidement, au besoin

• Excellent sens de l'organisation et aptitudes pour la résolution de problèmes

• Avoir d'excellentes connaissances des applications et des programmes informatiques, comme la suite Microsoft Office, etc.

• Posséder des compétences et des connaissances techniques du matériel technologique (imprimantes, ordinateurs portatifs, ordinateurs de bureau, etc.)

Atout:

• Expérience à soutenir un certain nombre de dirigeants qui sont sur place ou à distance, un atout

• Expérience de travail dans le secteur des services, plus particulièrement les services financiers, un atout

Les avantages pour vous

• Nous sommes fiers d'avoir été reconnus comme l'un des lieux de travail avec l'équipe de direction la plus fiable en 2023 selon Great Place to Work® Canada.

• Participez à des affectations de courte durée ("engagements ") dans l'ensemble de l'organisation pour acquérir de nouvelles compétences et élargir votre réseau

• Travail collectif, valeurs communes et milieu encourageant la croissance et la réussite.

• Les dons de bienfaisance et notre programme Vous donnez Nous donnons vous permettent de redonner à la collectivité. Dans de nombreux cas, nous égalerons vos dons

• Des journées de congés flexibles sont disponibles pour prendre soin de vous ou des autres (famille, personnes à charge) ainsi que des congés maladie pour votre santé.

L'échelle du salaire de base est pour l'emplacement principal du poste affiché. Elle peut varier selon l'emplacement du candidat sélectionné et d'autres facteurs. En plus du salaire de base, les employés admissibles de la Financière Sun Life participent à différents programmes de rémunération incitative, dont le montant octroyé est discrétionnaire et dépend du rendement de l'employé et de la compagnie. Certains postes de vente participent à des programmes de rémunération incitative basés sur les résultats de vente individuels ou de groupe.

Depuis toujours, la diversité et l'intégration sont au cœur des valeurs de la Financière Sun Life. Nous croyons qu'un effectif diversifié ayant des points de vue variés et des idées créatives est avantageux pour nos clients, pour les collectivités où nous exerçons nos activités, ainsi que pour nous tous, en tant que collègues. Nous accueillons avec enthousiasme les candidatures de personnes compétentes provenant de tous les horizons.

Les personnes handicapées ayant besoin de mesures d'adaptation pour présenter leur candidature et celles qui doivent consulter les offres d'emploi sur un support de substitution peuvent envoyer leur demande par courriel à l'adresse 'thebrightside@sunlife.com'.

À la Sun Life, nous voulons créer un environnement de travail flexible où nos employés sont outillés pour donner le meilleur d'eux-mêmes. Nous offrons plusieurs options de travail flexibles selon les exigences du poste et les besoins individuels. N'hésitez pas à en discuter pendant le processus de sélection.

Nous remercions tous les candidats de l'intérêt manifesté pour ce poste. Nous ne communiquerons qu'avec les personnes qui auront été retenues pour passer une entrevue.

Échelle salariale:

Catégorie d'emploi:

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