Adjointe exécutive juridique, Litige (Bilingue)

Chez McCarthy Tétrault, nous offrons des perspectives de carrière stimulantes et enrichissantes et sommes fiers d’avoir été classés au Palmarès des 100 meilleurs employeurs du Canada et au Palmarès des meilleurs employeurs pour la diversité au Canada pour la onzième année consécutive en 2023. Notre culture repose sur l’excellence professionnelle, la collaboration, l’innovation, le leadership éclairé et l’entrepreneuriat. Nous valorisons l’inclusion sous toutes ses formes et donnons aux membres du cabinet les outils et les occasions nécessaires pour leur permettre de se réaliser pleinement.

L'employé qui occupera ce poste devra interagir avec des clients et des tiers qui ne comprennent et ne communiquent qu'en anglais. Ce poste exige également que le candidat soit en mesure d'interagir de façon fluide avec ses collègues dans nos bureaux à travers le Canada, où l'anglais est la langue prédominante. Comme nous estimons que plus de 60 % du travail requis par ce poste doit être effectué en anglais, les exigences linguistiques pour ce poste sont un niveau élevé d’écriture de compréhension de lecture ainsi qu'un niveau débutant de communication orale.

Ce poste est situé à Montréal. Chez McCarthy Tétrault les employé(e)s bénéficient d'une formule de travail hybride.

À titre d'Adjointe exécutive juridique, vos tâches seront les suivantes :

Soutien général aux avocats / clients

• Gérer le flux de travail des besoins de soutien des avocats avec accès aux courriels (si délégué), calendrier, fichiers, dates limites et activités liées aux clients pour fournir un soutien administratif quotidien.
• Anticiper les exigences de travail pour maximiser efficacement le temps des avocats en gérant les priorités et la charge de travail. Cela inclut la préparation adéquate pour les réunions, les briefings sur l'emploi du temps quotidien/hebdomadaire avec la documentation et les matériaux requis.
• Coordonner les réunions internes et avec les clients, y compris la préparation de l'ordre du jour, la réservation des salles et l'organisation du soutien nécessaire en matière de restauration ou de technologie.
• S'occuper des arrangements de voyage des avocats et des arrangements annexes, y compris la préparation des itinéraires en coordination avec les ressources de voyage du cabinet et en conformité avec les politiques de voyage du cabinet et du client.

• Coordonner et répartir les tâches à exécuter par différents groupes tels que le Centre de Ressources, les Analystes de Facturation, la Finance, l'Informatique, les Services Généraux, le Concierge, les Clients et Marchés, etc., lorsque cela est approprié, tout en veillant à ce que les tâches soient achevées en temps voulu.

  Participer à des formations sur de nouveaux outils et prendre la responsabilité d'enseigner à leurs avocats individuellement avec des démonstrations en présentiel.

Documents, gestion des fichiers et du temps

• Gérer les fichiers, y compris : ouvrir de nouveaux fichiers, maintenir de grands et complexes fichiers, développer, maintenir et utiliser un système de classement et de récupération ordonné pour faciliter la référence à des documents historiques papier ou électroniques, organiser les dossiers de droit et de précédents.
• Travailler avec la gestion des dossiers pour créer, maintenir et stocker les dossiers des clients de manière appropriée.

Fonctions de réception des courriels, du courrier, des télécopies et des appels téléphoniques.

• Surveiller les emails, évaluer les priorités, rassembler les informations pertinentes, prendre les mesures appropriées et préparer la réponse.
• Examiner et acheminer les courriers et les fax entrants ; préparer et traiter les courriers et les fax sortants ; et organiser des services de courrier ou de messagerie spécialisés si nécessaire.
• Recevoir, gérer, filtrer et/ou diriger les appels entrants selon les directives des avocats ; répondre aux demandes de renseignements et aux demandes routinières des clients ; et prendre des messages si nécessaire.

Fonctions financières et administratives

• Travailler en collaboration avec l'avocat et les assistants de facturation pour s'assurer que les factures sont examinées et traitées mensuellement en accord avec les échéances du cabinet.
• Travailler avec le département financier pour coordonner les ouvertures de nouveaux clients et dossiers (KYC), y compris la soumission de demandes de vérifications de conflits.

Activités de marché / développement des affaires

• Coordonner et organiser des réunions, des conférences et des événements sur site et externes. Coordonner la logistique des conférences, réunions et petits événements.
• Coordonner activement les activités de développement des affaires avec les avocats internes, les équipes et le personnel des zones fonctionnelles selon les besoins et la gestion des demandes de parrainage reçues par les avocats.
• Demander des rapports des systèmes de gestion des relations avec les clients et suivre les préférences des clients, les réunions, et les notes de réunion.

Autre

• Maintenir et mettre à jour les connaissances et les compétences techniques en identifiant et en participant à des opportunités d'éducation.
• Soutenir d'autres avocats et remplacer d'autres membres de l'équipe Services de soutien juridique au besoin.
• Gérer les informations confidentielles du cabinet et du client.
• Autres tâches pouvant être applicables à ce rôle.

Le ou la candidat(e) idéal(e) se distinguera par le profil suivant :

• Diplôme d'assistant juridique ou certificat universitaire ou diplôme universitaire en administration de bureau ou en technologies de l'information et de la communication ou équivalent.
• Au moins 5 ans d'expérience en tant qu'assistant juridique ou assistant avec une expérience idéalement acquise dans un environnement de services professionnels.
• Maîtrise intermédiaire-avancée de la suite Microsoft (Outlook, Word, Excel, PowerPoint) ainsi qu'une familiarité avec d'autres outils tels que HiQ, iManage, Salesforce).
• Connaissance approfondie de la terminologie commerciale et juridique.
• Forte attention aux détails et compétences supérieures en traitement de texte, orthographe, relecture et édition.
• Capacité à accomplir les tâches avec rapidité et précision.
• Capacité de réflexion critique nécessaire pour planifier, organiser et résoudre les problèmes de manière proactive.
• Fortes compétences en gestion du temps, en organisation et en multitâche, évaluant les priorités parmi de multiples demandes concurrentes, déléguant à d'autres ressources de soutien, et capacité à travailler sous pression pour respecter des délais importants.
• Fournit un haut niveau de service aux clients (externes) et aux collègues (internes), fait preuve de tact, de respect, et de professionnalisme dans toutes les interactions.
• Capacité à faire le suivi des dossiers et des retards avec un minimum de supervision.
• Haut niveau de discrétion et de confidentialité et capacité à gérer des informations extrêmement sensibles.
• Flexibilité pour travailler occasionnellement en heures supplémentaires.
• Exceptionnelles compétences en communication (écrite/orale) et en relations interpersonnelles.
• Présence au bureau jusqu'à 5 jours par semaine, selon les besoins, en collaboration avec les partenaires désignés.
• Bilinguisme (français et anglais, oral et écrit).

McCarthy Tétrault offre aux membres de son équipe :

• Des avantages sociaux exceptionnels dès le premier jour incluant une couverture d’assurance collective payée par le cabinet, un programme de bien-être et une allocation de dépenses en technologie.
• Une rémunération concurrentielle, le paiement des heures supplémentaires et des congés généreux, y compris une journée de congé pour activités bénévoles et une journée de congé pour votre fête.
• Des occasions de croissance et de perfectionnement professionnel à tous les échelons, selon une culture qui encourage et valorise pleinement la rétroaction fondée sur le dialogue.
• La possibilité de s’impliquer fréquemment dans la communauté et un engagement envers l’équité, la diversité et l’inclusion.
• Une culture axée sur la collaboration et la cohésion où les avocats et les équipes commerciales travaillent de concert à un objectif commun.

Nous remercions tous les candidat(e)s de leur intérêt à l’égard de McCarthy Tétrault; cependant, seul(e)s les candidat(e)s sélectionné(e)s seront contacté(e)s. Nous regrettons de ne pouvoir répondre individuellement à tous les candidat(e)s. McCarthy Tétrault souscrit au principe de l’égalité d’accès à l’emploi et favorise un milieu de travail inclusif, équitable et accessible. Nous vous encourageons à communiquer avec nous si vous avez besoin d’un accommodement dans le cadre du processus de recrutement.