Adjointe exécutive du président

À propos d'adMare BioInnovations :

Avec une multitude de découvertes scientifiques concurrentielles sur la scène mondiale, le Canada est prêt à devenir un chef de file dans le domaine des sciences de la vie. Pour que cela se concrétise, chez adMare BioInnovations, nous utilisons notre expertise scientifique, notre savoir-faire commercial, notre infrastructure de recherche et développement spécialisée, ainsi que des capitaux de démarrage afin de mettre sur pied de solides entreprises du secteur des sciences de la vie, créer des écosystèmes robustes et développer des talents adaptés aux besoins de l'industrie. Nous réinvestissons également nos revenus dans l'industrie canadienne afin d'en assurer la pérennité.

Nos 29 sociétés de portefeuille ont attiré plus de 2,3 milliards de dollars en investissements, ont une valeur combinée de plus de 4 milliards de dollars, et emploient plus de 1000 Canadiens et Canadiennes. Nos Centres d'innovation abritent plus de 35 entreprises de biotechnologie, d'entreprises de recherche contractuelle, ainsi que des organisations spécialisées dans le soutien à la commercialisation. L'Académie adMare a formé plus de 500 étudiants, dont 94 % travaillent actuellement à bâtir notre industrie des sciences de la vie.

Résumé :

Nous sommes à la recherche d'un adjoint ou d'une adjointe de direction qui offrira un soutien administratif et opérationnel de haut niveau au bureau du président et chef de la direction. La personne retenue devra également gérer le flux d'information et les documents afin d'assurer le fonctionnement professionnel et efficace du bureau du président et chef de la direction. Il s'agit d'un emploi régulier à temps plein offert selon un mode de travail hybride au sein de notre bureau d'adMare BioInnovations à Vancouver ou Montréal.

Responsabilités du poste :

Bureau du président et chef de la direction :

• Gérer l'agenda du président et chef de la direction, ce qui consiste à établir la priorité des projets, à planifier les réunions, à trouver des lieux appropriés pour les événements, à préparer les documents pour les réunions et à veiller à ce que le président et chef de la direction suive son horaire et soit bien organisé tout au long de la journée.
• Coordonner les préparatifs de voyage et préparer les itinéraires de voyage et les ordres du jour des réunions pour le président et chef de la direction ou pour d'autres personnes, le cas échéant.
• Préparer ou rédiger une variété de correspondance confidentielle, de rapports et de documents de présentation.
• Gérer les coordonnées des contacts du président et chef de la direction, et veiller à ce que l'information soit ajoutée aux listes de distribution de l'entreprise.
• Organiser les multiples facettes des événements et réunions. Cela comprend la gestion des budgets, l'organisation et la configuration des espaces de réunion, ainsi que la coordination des services de traiteur et des services audiovisuels.
• Assister aux réunions lorsque cela est nécessaire afin de rédiger les procès-verbaux, et les distribuer.
• Assurer la liaison avec différentes personnes, tant à l'interne qu'à l'externe, et ce à tous les niveaux de l'organisation et en offrant un service à la clientèle de niveau supérieur.
• Traiter les demandes de remboursement des dépenses, principalement pour le président et chef de la direction, et assurer le rapprochement des relevés de cartes de crédit de l'entreprise.
• Assurer la liaison avec l'équipe des communications afin de diffuser les communiqués du président et chef de la direction à l'intention de destinataires comme le gouvernement, les intervenants et la communauté.
• Gérer les appels téléphoniques, ce qui comprendra le filtrage et l'établissement de la priorité des appels téléphoniques.
• Contribuer à la préparation des documents pour les réunions du conseil d'administration.
• Gérer d'autres tâches administratives liées à l'entreprise et aux personnes peut être nécessaire.
• Effectuer des tâches ponctuelles et des projets spéciaux selon les besoins.

Conseil d'administration :

• Organiser et coordonner les réunions du conseil d'administration et des comités, et gérer et soutenir le portail en ligne du conseil d'administration.
• Aider à la préparation et à la coordination des documents liés aux réunions du conseil d'administration, et gérer le flux d'information.
• Aider à la préparation et à la coordination des documents liés aux réunions des comités, et gérer le flux d'information.
• Tenir et gérer les dossiers de l'entreprise, et veiller au traitement rapide et rigoureux des documents liés au conseil d'administration.
• Préparer ou rédiger une variété de correspondance confidentielle, de rapports et de documents de présentation.
• Offrir un soutien aux membres du conseil d'administration, notamment en ce qui concerne l'intégration et l'orientation des nouveaux membres du conseil d'administration, et coordonner la formation et le perfectionnement continus.
• Assister aux réunions lorsque cela est nécessaire afin de rédiger les procès-verbaux, et distribuer les procès-verbaux des réunions ainsi que les mesures à prendre.
• Organiser les multiples facettes des événements et réunions. Cela comprend la gestion des budgets, l'organisation et la configuration des espaces de réunion, ainsi que la coordination des services de traiteur et des services audiovisuels.
• Coordonner les préparatifs de voyage et préparer les itinéraires de voyage et les ordres du jour des réunions pour le conseil d'administration ou pour d'autres personnes, le cas échéant.
• Traiter les rapports de paie et les demandes de remboursement des dépenses pour le conseil d'administration, et assurer le rapprochement des relevés de cartes de crédit de l'entreprise.

Qualifications et compétences :

• Être titulaire d'un diplôme d'études postsecondaires dans un domaine lié aux affaires ou à la bureautique, et avoir au moins 10 années d'expérience pertinente en tant qu'adjoint
• ou adjointe à la direction, ou avoir une combinaison équivalente de formation et d'expérience.
• Avoir de l'expérience en matière de soutien à un conseil d'administration.
• Avoir une capacité avérée à établir la priorité du travail à accomplir, à gérer les produits livrables et à effectuer plusieurs tâches simultanément dans un milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide.
• Avoir un grand souci du détail dans un contexte où il est nécessaire de gérer plusieurs priorités concurrentes et changeantes.
• Avoir un esprit critique, faire preuve d'indépendance et de discernement lorsqu'il est question d'anticiper les besoins, et être capable de prendre des initiatives.Faire preuve de professionnalisme, être calme, et toujours veiller au respect de la discrétion et de la confidentialité.
• Posséder d'excellentes compétences interpersonnelles pour travailler dans un environnement dynamique axé sur le travail d'équipe, qui exige une grande flexibilité, une bonne capacité d'adaptation et un excellent sens de l'organisation.
• Posséder de solides compétences en communication (écrite et orale) et avoir une attitude professionnelle, mais amicale.
• Pouvoir faire preuve de souplesse dans l'horaire de travail afin de répondre aux exigences opérationnelles puisqu'il est nécessaire de participer à l'occasion à des réunions occasionnelles tôt le matin ou tard l'après-midi.
• Posséder de solides compétences en gestion de projet. Être capable de composer avec plusieurs projets aux échéances concurrentes et de redéfinir les priorités au besoin.
• Avoir des compétences quantitatives et qualitatives en matière d'analyse et de résolution de problèmes. Être capable de cerner les difficultés des clients, de résoudre les problèmes et de savoir quand acheminer les situations aux échelons supérieurs, en personne et en ligne.
• Être très à l'aise avec la technologie et être capable d'apprendre rapidement à utiliser de nouveaux outils. Avoir une bonne connaissance de MS Office Suite.
• Être bilingue (français et anglais).

Échelle de salaire de base pour le poste : $74,300 - $90,000

Le salaire proposé sera déterminé en fonction de nombreux facteurs liés à l'entreprise et à la personne retenue, y compris les études, les qualifications, les certifications, l'expérience, les compétences, la situation géographique et les besoins de l'entreprise ou de l'organisation.

Le salaire de base n'est qu'une partie du régime de rémunération offert par adMare. Il comprend en outre une prime de rendement annuelle, un large éventail de programmes de mieux-être comprenant des ressources payées, des formations et un soutien professionnel, des vacances et des congés payés généreux, un supplément aux prestations de congé de maternité, et plusieurs autres avantages visant à répondre aux besoins uniques de nos talents diversifiés.

Nous sommes déterminés à développer notre équipe talentueuse et son potentiel à mettre au point de nouveaux produits thérapeutiques novateurs. Notre communauté permet aux membres de l'équipe de s'épanouir dans un milieu multidisciplinaire, d'explorer de nouvelles façons de penser et de développer leurs capacités grâce à l'éventail de programmes de perfectionnement que nous offrons à l'ensemble de l'équipe.

Chez adMare, nous sommes motivés par notre vision et unis par nos valeurs communes que sont le courage, la collaboration, l'objectivité, le jugement, et l'excellence.

Nous sommes déterminés à accroître le talent et le potentiel de nos employés lorsqu'il s'agit de promouvoir l'innovation. Nous offrons une communauté où vous pourrez évoluer aux côtés d'employés multidisciplinaires, explorer de nouvelles méthodes de réflexion et accroître vos capacités grâce à l'éventail des programmes de perfectionnement que nous offrons à nos employés.

adMare est un univers diversifié où les employés éprouvent un sentiment d'appartenance et où ils se sentent valorisés en raison de l'expérience et des points de vue uniques qu'ils apportent.

Venez participer à la vie chez adMare. Faites partie de notre équipe!

La situation linguistique actuelle et l'évaluation des besoins linguistiques de notre entreprise justifient la nécessiter de maîtriser une langue autre que le français pour ce poste. En l'occurrence, la personne retenue devra avoir une excellente maîtrise de l'anglais, tant à l'oral qu'à l'écrit, en raison de la nature des tâches de l'emploi. Elle devra entretenir quotidiennement des relations avec notre équipe canadienne, dont la langue principale d'échange à l'oral et à l'écrit est l'anglais. Elle devra également pouvoir discuter de manière compétente et détaillée, en anglais, de concepts scientifiques et commerciaux.