Adjoint(e) exécutif(ive)

Résumé du travail

Description du poste

En quoi consiste le rôle ?

Le titulaire du poste appuiera le vice-président régional (VPR), Services financiers commerciaux, en soutenant les activités de planification, d’élaboration, de coordination et de mise en œuvre des projets stratégiques. Vous coordonnerez la correspondance (écrite et verbale) des clients et des employés pour le VPR, vous appuierez la résolution de problèmes et traiterez les problèmes faisant l’objet d’un recours hiérarchique. Vous tiendrez l’emploi du temps de votre supérieur, y compris pour les réunions de vente, et vous coordonnerez les voyages et les réservations nécessaires liées aux déplacements. Vous pourrez également assister aux rencontres planifiées aux fins de transcription.

Autres fonctions :

• Rassembler et préparer des relevés spécifiques ou des présentations à l’aide des outils et ressources disponibles.

• Aider à la planification annuelle et établir le budget de l’équipe des services commerciaux.

• Renseigner d’autres employés du service d’exploitation sur PC et, au besoin, signaler les besoins généraux de maintenance de l’immeuble.

• Commander les fournitures requises par le service, au besoin.

• Coordonner les besoins et les déménagements en matière d’ordinateurs et de mobilier.

• Préparer et traiter les dossiers des employés du service.

• Gérer les frais professionnels du RVP. et de l’équipe ; s’assurer que les demandes de remboursement des frais professionnels sont correctement codées et soumises en temps opportun aux fins de vérification et d’approbation dans le système de remboursement des dépenses.

• Agir à titre de préposé à la prévérification des relevés de dépenses du service au nom du RVP. afin d’aider à l’approbation de toutes les dépenses de l’équipe.

Outre le soutien apporté au vice-président régional, l’adjoint administratif apportera un soutien administratif aux équipes respectives. Le titulaire de ce rôle agit comme point de contact désigné pour les membres de l’équipe et les partenaires internes.

Vos tâches

• S’occuper des horaires pour assurer une gestion efficace du temps afin que toutes les activités requises puissent être entreprises.

• Maintenir de nombreux points de contact (messages téléphoniques, comptes de courriel, courrier entrant) pour le RVP, combler des besoins précis et s’assurer que les questions prioritaires sont portées à l’attention du vice-président ou répondre à la correspondance en son nom, au besoin.

• Organiser et animer des réunions liées au travail et effectuer d’autres tâches pour de nombreux intéressés, coordonner les conférences téléphoniques et les événements de groupe (réunions stratégiques, réunions multifonctionnelles, groupes de discussion, etc.), aviser les participants aux événements et confirmer leur présence, préparer les ordres du jour et le matériel de soutien, organiser les installations et faire appel à des services de restauration.

• Effectuer diverses tâches administratives telles que photocopier et télécopier des documents, commander et gérer les fournitures de bureau, superviser le déménagement de bureaux, répondre au téléphone et assurer le service informatique.

• Rédiger des lettres, des notes de service, des feuilles de calcul, des rapports et autres documents, au besoin.

• Offrir un soutien téléphonique pour d’autres formes de soutien administratif

• Aider le personnel administratif de la direction à maintenir diverses relations avec des fournisseurs/contacts.

De quoi avez-vous besoin pour réussir ?

Exigences

• Expérience pertinente en matière de soutien auprès de la haute direction.

• Bilinguisme (anglais et français) requis, car vous servirez une clientèle, et ferez affaire avec des collègues et des partenaires, francophones et anglophones à l’échelle du Canada.

• Aptitudes et connaissances exhaustives des pratiques de l’entreprise et du secteur bancaire.

• Connaissance approfondie des applications MS Office (Outlook, Word, PowerPoint, Excel) et de la gestion de projets.

• Souci du détail, excellent sens de l’organisation et capacité de mener de front plusieurs tâches.

• Capacité de travailler avec efficacité auprès des membres de la direction de niveaux divers.

• Capacité de travailler dans un environnement axé sur le travail d’équipe.

• Excellentes aptitudes pour la communication.

• Capacité à faire preuve d’un bon jugement et à prendre des initiatives

• Bonnes aptitudes pour les relations interpersonnelles et la communication (orale et écrite).

• Sens de l’initiative et aptitude à travailler avec un minimum de supervision.

• Grande aptitude pour la gestion du temps.

​​Quels sont les avantages pour vous?

Nous nous épanouissons sur le défi d’être notre meilleure pensée progressiste pour continuer à croître, et de travailler ensemble pour fournir des conseils de confiance pour aider nos clients à prospérer et les communautés prospèrent. Nous nous soucions les uns des autres, de réaliser notre potentiel, de faire une différence dans nos communautés et d’atteindre un succès mutuel.

• Un programme complet de récompenses totales comprenant des bonus et des avantages sociaux flexibles, une rémunération compétitive.

• Un programme de formation de calibre mondial en services financiers

• Excellent développement de carrière et accès à une variété de possibilités d’emploi dans les entreprises et les zones géographiques

• Des leaders qui soutiennent votre développement par le coaching et la gestion des opportunités

• Travailler au sein d’une équipe dynamique, collaborative, progressive et performante

Compétences professionnelles

Détails supplémentaires de l’emploi

Adresse:

Ville:

Pays:

Nombre d’heures de travail par semaine:

Type d’emploi:

Secteur d’activité :

Type de fonction :

Type d’échelle salariale:

Date d’affichage:

Date limite des candidatures:

Remarque: Les demandes seront acceptées jusqu'à 23 h 59 le jour précédant la date limite de présentation des demandes ci-dessus

Inclusion et équité en matière d’emploi​​​​​​​

À RBC, nous favorisons la diversité et l’inclusion pour stimuler l’innovation et la croissance. Nous nous engageons à bâtir des équipes inclusives et un milieu de travail équitable pour que nos employés puissent être entièrement eux-mêmes au travail. Nous agissons contre les inégalités et les biais systémiques afin de soutenir notre clientèle, nos collectivités et notre effectif diversifiés.
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Nous veillons également aux questions d’accessibilité pour nos employés éventuels ayant des capacités différentes. Veuillez communiquer avec nous si vous avez besoin d’aménagements pendant le processus de recrutement.

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