Adjoint(e) administratif(ve), Infrastructures municipales

Chez EXP, nous sommes animés par le désir de concevoir des solutions innovantes destinées aux milieux bâtis et naturels du monde entier. Nous sommes une firme de génie-conseil d'envergure internationale au sein de laquelle ingénieures et ingénieurs, urbanistes, architectes et autres expertes et experts issus de nombreux domaines scientifiques et techniques, forment une communauté aussi diversifiée que talentueuse qui met son génie créatif à l'œuvre pour élaborer des solutions adaptées et durables aux besoins et enjeux locaux et mondiaux les plus complexes.

En vous joignant à EXP, vous choisissez une équipe qui s'inspire et s'enrichit des différences de ses membres, qui valorise et encourage leur esprit entrepreneurial au sein d'une entreprise détenue par ses employées et employés, qui croit que la diversité la rend plus forte, qui cherche des solutions durables, et qui partage les ambitions de chacun de ses membres, des clients qu'elle sert et des collectivités au sein desquelles elle s'implique.

Faire partie de l'équipe EXP, c'est pouvoir vivre une expérience qui vous est propre, tout en évoluant au sein d'un réseau d'expertes et d'experts travaillant aux quatre coins du monde qui savent que leur travail s'inscrit dans un tout dont la portée est exponentielle. Ensemble, nous sommes EXP.

Sous la supervision du Vice-président, Développement stratégique - Infrastructures, l'adjointe administrative a pour tâche de fournir un soutien à l'équipe de direction et à l'équipe du département.

Ce que vous réservent vos journées de travail chez EXP

• Organiser l'agenda du vice-président;
• Assister le vice-président dans le développement de affaires de l'équipe;
• Soutenir l'équipe dans l'élaboration d'offres de services;
• Participer au recrutement de l'équipe lorsque requis;
• Répondre aux demandes des donneurs d'ouvrage de la succursale en effectuant saisie, révision et correction de documents techniques liés aux projets;
• Assister aux diverses rencontres et préparer les comptes-rendus de rencontre lorsque requis;
• Assurer l'application des normes ISO de l'entreprise à travers les succursales de la région métropolitaine (Laval, Montréal et Longueuil);
• Procéder à l'ouverture de dossiers, au suivi qualité des projets, etc.;
• Mettre en place et assurer le suivi de méthodes pour suivre les divers budgets de réalisation;
• Recevoir les appels, les acheminer à la bonne personne ou noter et transmettre les messages pour que les retours d'appel se fassent rapidement.
• Réunir les bons de commandes et les factures pour tous les achats et commandes de travail à des sous-traitants, les faire approuver et les transmettre au Service des comptes à payer;
• Tenir un inventaire des fournitures de bureau et voir à renflouer les stocks au besoin;
• Accueillir les nouveaux employés;
• Toutes autres tâches liées à l'emploi.

Ce qui fait de vous un atout pour EXP

• Un minimum de 5 ans d'expérience dans un poste similaire;
• Une maîtrise de la suite Office 2016 (Word, Excel, Power Point et Outlook);
• Une maîtrise de la langue française à l'oral et à l'écrit;
• Une maîtrise de la langue anglaise à l'oral, à l'écrit un atout;
• Vous démontrez une très grande précision dans l'exécution de vos tâches;
• Vous êtes organisée et fiable, concentrée sur vos tâches, ce qui vous permet de bien rencontrer tous les objectifs qui vous sont fixés ou que vous vous êtes fixés;
• Vous êtes reconnue pour votre grande capacité d'apprentissage;
• Vous êtes d'une discrétion exemplaire.

Ce que vous offre EXP

• Un salaire concurrentiel avec le marché;
• Un régime d'assurance collective flexible incluant un régime d'invalidité de courte et longue durée, un programme d'aide aux employés (PAE) et des services de soins de santé virtuels;
• Un régime d'épargne retraite;
• L'engagement à soutenir et favoriser la conciliation famille-travail (horaires flexibles, télétravail, etc.);
• La possibilité d'évoluer au sein de l'entreprise;
• Une entreprise tournée vers le développement durable et sa communauté;
• L'accès à un programme de remboursement de frais liés à des activités de mieux-être;
• L'accès à un programme de bonification;
• L'accès à des formations de perfectionnement.

Au plaisir de faire votre connaissance !