Adjoint(e) administratif(ve)

Les tâches

• Saisir, mettre en page, rédiger, réviser, corriger et imprimer des documents administratifs.
• Ouvrir les nouveaux contrats et envoyer la documentation contractuelle aux clients.
• Gérer les quittances, procès-verbaux et autres correspondances administratives.
• Numéroter et envoyer les bons de commande d'achats (PO) des ingénieurs.
• Préparer les formulaires de soumission.
• Émettre et envoyer les factures (par scan, courriel ou poste) après validation par la comptabilité.
• Maintenir une base de données Excel pour le suivi des factures et paiements.
• Assurer la gestion des fournitures de bureau.
• Gérer les imprimantes, les copieurs et les télécopieurs.
• Assister la comptabilité dans le classement et l'ouverture des dossiers fournisseurs.
• Redistribuer et imprimer les courriels et factures.
• Produire des photocopies et impressions de documents sur demande.
• Prendre les appels téléphoniques (volume faible, avec un système téléphonique à message d'accueil automatique).
• Effectuer toutes autres tâches connexes.
• L'usage du genre masculin n'est utilisé que pour alléger le texte

Avantages

• Bénéficiez de 3 semaines de vacances.
• Assurance collective paye 50% par employeur.
• Stationnement à extérieur des bureaux.
• Café gratuit.
• Client jouissant d'une excellente réputation.
• Entreprise ayant à cœur le développement durable.

Exigences du poste

• Au moins 3 ans d'expérience dans un poste similaire.
• Détenir un diplôme en administration, bureautique, secrétariat ou dans un domaine connexe.
• Maîtriser la Suite Microsoft Office.
• Maîtrise intermédiaire de la langue anglaise pour servir une clientèle anglophone à 50% du temps.

Profil recherché

• Excellente gestion des priorités et de l'organisation.
• Esprit d'analyse.
• Capacité à travailler simultanément sur divers projets et à s'adapter aux situations changeantes.
• Capacité à travailler sous pression et à respecter des délais serrés.
• Bonnes habiletés de communication et rédactionnelles.