Assistant administratif

Le groupe Veolia a pour ambition d'être l'entreprise de référence de la transformation écologique. Avec près de 230 000 collaborateurs dans le monde, le Groupe conçoit et offre des solutions innovantes, utiles et pratiques pour la gestion de l'eau, des déchets et de l'énergie. À travers ses trois métiers complémentaires, Veolia contribue à développer l'accès aux ressources, à préserver les ressources disponibles et à les renouveler. En 2021, le groupe Veolia a permis d'alimenter 79 millions d'habitants en eau potable et 61 millions en assainissement, de produire près de 48 millions de mégawatts-heure et de valoriser 48 millions de tonnes de déchets. Veolia Environnement (Paris Euronext : VIE) a réalisé un chiffre d'affaires consolidé de 28,508 milliards d'euros en 2021.

L'assistant(e) administratif(ve) soutient les opérations de la division en fournissant un support administratif et clérical. L'objectif principal est de préparer, monter et assurer le suivi sur la facturation des différents contrats.

Responsabilité principales:

1. Assurer le suivi des différents projets au niveau facturation; Envoyer des factures aux clients par courriel ou dans les systèmes de facturation clients;
2. Saisir les factures et les reçus dans le système pour assurer l'exactitude et le suivi des comptes payables et recevables;
3. Connaître les différents contrats des clients;
4. Maintenir une bonne communication entre différents départements ainsi que nos fournisseurs;
5. Répondre aux requêtes des clients et discuter avec la clientèle au téléphone (5%) et par courriel (95%);
6. Gérer les demandes de crédits;
7. Ouverture des comptes fournisseurs;
8. Créer des requêtes pour les clients au besoin;
9. Créer des billets de travail pour fin de facturation;
10. Créer et réceptionner des bons de commande;
11. Suivre les provisions et les travaux en cours;
12. Effectuer toutes autres tâches connexes;
13. Soutenir le gestionnaire des ressources dans l'organisation des services avec les fournisseurs;
14. Saisir des données provenant de diverses sources pour maintenir et mettre à jour les bases de données et les tableurs;
15. Assurer l'intégrité des données en vérifiant les entrées et les calculs;
16. Maintenir des fichiers informatiques et/ou papier organisés pour une identification et une récupération faciles;
17. Préparer les bons de commande;
18. Traiter les factures;
19. Résoudre les problèmes de paiement des fournisseurs;
20. Préparation de divers documents, incluant mais non limité aux factures et comptes clients;
21. Maintenir les provisions;
22. Codage des dépenses dans Concur;
23. Correspond avec les clients et fournit des informations de base;
24. Toutes autres tâches connexes

Exigences requises:

• Diplôme d'études secondaires (DES);
• Une (1) à trois (3) années d'expérience dans un poste similaire;
• Expérience dans un rôle financier ou domaine connexe est un atout;
• Maîtrise du français et de l'anglais requis (puisque le titulaire du poste traitera des demandes à travers le Canada);
• Compétences informatiques, en particulier excellente maîtrise de la suite Google (ex: Google Sheets, Google Docs, Gmail, etc.) ;
• Fortes compétences en PDF Pro et en informatique;
• Attitude professionnelle et excellentes compétences en communication;
• Capacité à favoriser le travail en collaboration avec l'ensemble des parties prenantes;
• Bon sens de l'organisation, de l'autonomie et de l'initiative;
• Forte capacité d'adaptation dans des environnements changeants et à rythme rapide;
• Bonne gestion du temps et des priorités;
• Capacité à gérer plusieurs dossiers simultanément;
• Démontrer un haut niveau de proactivité;
• Haut niveau de confidentialité requis;
• L'expérience avec Concur, Ariba et Exacc, et dans un environnement d'entreprise personnalisé serait un atout;
• Profils orientés vers le détail;
• Capacité à travailler en équipe et volonté d'assumer facilement des responsabilités supplémentaires ou nouvelles.

Environnement de travail:

Poste de bureau permanent, offert à temps-plein, dont l'horaire de travail est du lundi au vendredi, de 8h00 à 16:30.

Le titulaire de ce poste devra cependant faire preuve de disponibilité en période de grande production et devra être apte à travailler sous pression, occasionnellement.

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• Agir aujourd'hui afin de créer le monde de demain;
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• Une multitude de projets d'envergure où vous pourrez mettre à profit votre talent;
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• La possibilité de faire évoluer votre carrière selon vos objectifs professionnels;
• Des programmes de formation et d'accompagnement interne et externe;
• Rémunération très concurrentielle, régime de retraite et avantages sociaux;
• Des équipes de travail multidisciplinaires et un milieu de travail axé sur la SST.

Nous remercions tous les candidats de leur candidature, cependant seuls les candidats retenus seront contactés.

L'utilisation du masculin dans le présent document a pour seul but d'alléger le texte.

Veolia North America s'engage à respecter le principe de l'égalité des chances en matière d'emploi et d'avancement pour tous les employés et employés potentiels, ainsi qu'un environnement de travail exempt de discrimination et de harcèlement.

Veolia North America s'engage à respecter le principe de l'égalité des chances en matière d'emploi et d'avancement pour tous les employés et employés potentiels, ainsi qu'un environnement de travail exempt de discrimination et de harcèlement.