Adjoint administratif ou adjointe administrative

On demande

Nomination à temps plein

Fonctions

Le ou la titulaire relève de la gestionnaire administrative (Faculté des sciences, de génie et d'architecture) et doit: fournir un soutien administratif complet au Directeur de l'école, aux coordinateurs de programme, au coordinateur des placements, au personnel, aux membres de la faculté et aux étudiants, et fournir des informations au bureau du doyen au nom de l'école. Le/la titulaire du poste participe également à la préparation et à la planification des activités de sensibilisation, de toutes les procédures relatives aux étudiants diplômés et des procédures de la faculté. Le/la titulaire assiste le directeur en matière de gouvernance départementale, de division et d'affaires universitaires internes et externes. Le/la titulaire travaille sous la supervision du/de la gestionnaire administrative de la Faculté des sciences, de génie et d'architecture, collabore avec le Décanat et lui fournit des informations et des rapports selon les instructions.

Fonctions

• Assurer la réception et la diffusion de l'information, répondre à diverses demandes internes et externes et collaborer avec des intervenants de l'Université et d'ailleurs, y compris, mais non de façon limitative : le décanat, d'autres unités de la Faculté, d'autres facultés, le Service des finances, le vice-rectorat aux études, le Secrétariat général, le Bureau des admissions, le Bureau de l'avancement, la Faculté des études supérieures et le Service informatique;
• Surveiller, suivre et rendre compte sur différents budgets utilisant le gabarit Excel fourni, la carte d'achat et de la petite caisse, des comptes de fournisseurs externes (tel que requis), assurer l'exactitude, la précision, la garde, la confidentialité et la sécurité en conformité avec les politiques et des règlements de l'Université, entrer les demandes d'achat, payer les factures, préparer des transferts et factures, signaler tout problème potentiel, etc. ;
• Assister le directeur et les coordonnateurs d'études supérieures de l'École avec la préparation et les mises à jour du formulaire de demandes de fonds pour les assistants à l'enseignement (1e cycle et cycles supérieurs);
• Assister le directeur avec la préparation et les mises à jour de l'horaire annuel des cours et des charges de travail des professeurs, et être responsable de préparer le dossier annuel "Staffing" qui doit être remis au Bureau du Doyen;
• Assurer les responsabilités de l'École dans l'attribution des surcharges et des contrats à temps partiel conformément au langage de la convention collective et des étapes complexes impliquées, suivre (track) le processus utilisant le gabarit Excel fourni, mettre à jour la liste officielle des chargés de cours à temps partiel à chaque session, travailler de près avec la Direction et la Gestion du bureau décanal pour assurer un workflow efficace;
• Tenir à jour une liste des personnes à nominations conjointes, de membres externes associés, de l'accréditation des membres pour la supervision au cycle supérieur, et avertir le Directeur des renouvellements prochains et des expirations;
• Préparer et diffuser les annonces des défenses de thèses en consultation avec le Bureau des études supérieures
• Assurer la liaison entre l'École et ses collaborateurs;
• Assister le directeur avec la préparation des documents de CPF et être responsable d'un système de suivi;
• Collaborer à la collecte de données et de renseignements et préparer l'ébauche des documents requis pour le processus de revue des programmes et des rapports annuels de l'École;
• Assurer la diffusion d'annonces et assister au processus de demandes de bourses d'études;
• Assister le directeur dans la gestion de l'information, y compris les listes de contacts pour les étudiants et les superviseurs;
• Établir les ordres du jour et les procès-verbaux des réunions de département pour distribution électronique;
• Assister aux activités de recrutement;
• Assurer l'exactitude et les mises à jour de la page Web de l'École sur le site de l'Université;
• Contribue à la gestion des sites de média sociaux de l'École;
• Être responsable de l'équipement et des systèmes de classement électronique et papier du bureau;
• Être responsable d'un compte de courriel, page personnelle au LUNET (entretien, la protection, le contrôle d'accès);
• Travailler avec une variété de logiciels, y compris et sans s'y limiter : Microsoft (Excel et Word de façon extensive), Adobe Acrobat, Ellucian, Gmail, Windows Explorer, MS PowerPoint, Tableau, Business Objects, etc;
• Assurer d'autres fonctions liées à ce poste, tel qu'assigné.

Exigences

• Deux ans d'études post-secondaires dans un domaine connexe, ou les compétences appropriées acquises à travers l'expérience équivalente et pertinente;
• Cinq ans d'expérience en administration de bureau, avec, de préférence, de deux à trois ans dans un milieu postsecondaire;
• Expérience et connaissance approfondie en matière de MS Word et Excel, de manipulation de bases de données, Adobe Acrobat, de courrier et de calendrier électroniques, et connaissance de PowerPoint et de navigation sur Internet;
• Expérience en matière de politiques et procédures institutionnelles, de procédés et de suivi budgétaires;
• l'expérience de coordination d'événements est un atout;
• Expérience en matière de matériel normal de bureau et de dépannage fondamental de matériel et de programmes informatiques;
• Solides compétences en communication et relations interpersonnelles; expérience du service à la clientèle, un atout;
• Excellente gestion du temps, bon sens de l'organisation et capacité de prioriser les responsabilités multiples, de travailler sous pression afin de respecter les échéances tout en cadrant avec des dérangements divers;
• Capacité d'identifier le matériel et ressources nécessaires pour compléter les tâches avec attention aux détails;
• Capacité de reconnaître, analyser et identifier des lacunes et problèmes;
• Capacité de réflexion critique pour élaborer des stratégies et formuler des solutions aux problèmes;
• Motivation et capacité de s'adapter à un milieu hétérogène en constante évolution;
• Capacité de travailler en à la fois en collaboration et de manière indépendante, en faisant preuve d'initiative et sous une supervision minimale;
• Maturité et professionnalisme manifestes et capacité d'assurer la discrétion et la confidentialité;
• Capacité de travailler entièrement, tant à l'oral qu'à l'écrit, dans les deux langues officielles (français et anglais).

Les heures d'ouverture officielles de l'Université sont de 9 h à 16 h 30, du lundi au vendredi de septembre à avril, et de 8 h 30 à 16 h du lundi au vendredi de mai à août, soit trente-trois heures et trois quarts (33,75) par semaine.

L'Université Laurentienne a adopté la Politique sur les modalités de travail souples qui est maintenant officielle et appuie les plans de télétravail fondés sur des considérations opérationnelles. À l'Université, nous reconnaissons que l'équilibre entre le travail et la vie privée est essentiel tant pour le bien-être personnel que pour la réussite professionnelle.

Notre politique offre aux employés une certaine latitude qui leur permet de mieux concilier leurs besoins personnels et le maintien d'une prestation de services efficace.

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Nous accepterons uniquement les candidatures soumises en utilisant le formulaire en ligne.

No. de poste : L1099-03

Traitement : 28,39 $ - 32,55 $ de l'heure

Concours se termine :
Poste affiché jusqu'au 27 mars 2025 ou plus tôt si un(e) candidat(e) qualifié(e) est retenu(e).