Adjoint de direction ou adjointe de direction, bureau du dirigeant commercial principal (poste à durée déterminée d'un an)
La Monnaie est à la recherche d’un adjoint de direction ou d’une adjointe de direction, bureau du dirigeant commercial principal, pour un poste à durée déterminée d’un an, qui saura s’épanouir dans un milieu de travail dynamique et inclusif.
Le ou la titulaire du poste relève du dirigeant commercial principal et est responsable d’effectuer toutes les tâches administratives liées aux responsabilités, aux objectifs et aux priorités du vice-président. La personne idéale possède de l’expérience dans la gestion d’un vaste éventail de tâches exécutives et administratives de nature délicate et confidentielle, et est en mesure de travailler de manière indépendante, avec peu de supervision. Elle est organisée et en mesure de traiter et de résoudre les difficultés administratives inhérentes au soutien d’une équipe diversifiée et d’un milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide.
Responsabilités :
- Gérer l’agenda du dirigeant commercial principal afin de maximiser l’utilisation efficace du temps et de garantir le respect des divers responsabilités et objectifs. Surveiller la correspondance et les communications du bureau, y compris obtenir et distribuer toute la documentation pertinente.
- Gérer, planifier, préparer et concevoir le matériel et toutes les exigences pour la présidente et le dirigeant commercial principal ainsi que pour le Conseil d’administration et ses activités.
- Gérer la planification, la préparation et la logistique des réunions présidées par le dirigeant commercial principal; agir en tant que personne-ressource pour faciliter l’échange de renseignements; élaborer et modifier les calendriers et résoudre les conflits d’horaire, le cas échéant; préparer et distribuer les listes de participants, les ordres du jour et les renseignements généraux; participer aux réunions si nécessaire et assurer le suivi de la mise en œuvre des décisions et des mesures à prendre à la suite des réunions.
- Gérer les préparatifs de voyage et traiter avec les clients internes et externes, la clientèle et le personnel de la Monnaie pour les questions relatives au bureau du dirigeant commercial principal.
- Gérer le budget de fonctionnement de la division et soumettre les dépenses aux fins d’approbation; procéder au rapprochement des rapports financiers mensuels et créer des demandes d’achat de biens et de services.
- Assurer le suivi et la saisie des congés de tous les subordonnés directs du dirigeant commercial principal.
- Gérer le système d’archivage électronique de l’équipe du dirigeant commercial principal.
La présente offre vise à pourvoir un poste pour lequel le travail s’effectue selon des modalités de travail hybride, et le ou la titulaire devra travailler depuis les bureaux de la Monnaie à Ottawa trois fois par semaine en moyenne, ce qui pourrait changer en fonction des besoins opérationnels.
En postulant à ce poste, vous pourriez vous qualifier pour d’autres postes ayant des exigences et des qualifications similaires.
Qualifications :
Exigences linguistiques
- Un niveau de bilinguisme avancé dans les deux langues officielles (anglais et français) est requis au moment de l’embauche. Si aucun candidat ou aucune candidate bilingue n’est disponible, d’autres profils linguistiques peuvent être pris en considération conformément à la Politique de dotation de la Monnaie.
Études et titres professionnels
- Certificat ou diplôme collégial dans un domaine connexe; une combinaison d’études et d’expérience professionnelle pertinente sera prise en considération.
Expérience
- Au moins cinq ans d’expérience professionnelle pertinente.
Qualifications supplémentaires
- Connaissance approfondie des processus administratifs et commerciaux essentiels au maintien d’un avantage concurrentiel.
- Connaissance de la Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels pour répondre à des demandes de renseignements en vertu de ces lois et fournir des conseils sur la préparation de ces demandes.
- Maîtrise des techniques de rédaction, de révision et de correction pour rédiger, reformuler, corriger ou réviser le contenu, le ton, le style et la grammaire des différents documents pour en assurer la qualité, et aptitude à évaluer la qualité du matériel.
- Connaissance d’une variété de systèmes automatisés et de logiciels, notamment MS Office.
- Faire preuve d’un grand sens de l’initiative, posséder de solides compétences et techniques de négociation et être en mesure de travailler sous pression et dans des délais serrés.
- Très bonnes compétences interpersonnelles, excellentes compétences en matière de services à la clientèle. Aptitude à travailler efficacement avec d’autres personnes.
- Avoir un bon sens de l’organisation et d’excellentes compétences en matière de gestion du temps et des priorités.
- Aptitude à apprendre, à se perfectionner et à s’améliorer continuellement.
- Aptitude à partager des renseignements et à collaborer.
Pourquoi travailler à la Monnaie?
Les membres du personnel de la Monnaie collaborent avec divers groupes de personnes et font partie d’une organisation canadienne emblématique. Votre sécurité et votre bien-être sont notre priorité absolue. La Monnaie offre un salaire compétitif et des récompenses globales pour vous et votre famille, et vous soutiendra dans votre apprentissage continu tout au long de votre carrière.
La Monnaie s’engage à constituer une équipe représentant des perspectives, des compétences et des antécédents différents. La diversité est importante pour la Monnaie et celle-ci s’efforce de mettre en place un processus de recrutement, de sélection et d’intégration inclusif et sans obstacle afin que chaque personne soit traitée avec respect. Conformément à la Loi sur l’équité en matière d’emploi, n’hésitez pas à vous identifier volontairement à l’un ou plusieurs des quatre groupes visés par l’équité en matière d’emploi (femmes, Autochtones, personnes handicapées et membres des minorités visibles) en envoyant votre candidature à l’adresse courriel confidentielle, ee@monnaie.ca dont l’accès est réservé aux Ressources humaines.
Si vous avez besoin de mesures d’adaptation à n’importe quelle étape du processus de mise en candidature ou d’entrevue, veuillez nous en aviser. La Monnaie est résolue à être un employeur qui prône l’inclusion. Pour une demande confidentielle, il suffit d’envoyer un courriel directement à l’adresse ee@monnaie.ca pour prendre les dispositions nécessaires.
À quoi s’attendre
Afin d’être prise ou pris en considération pour une entrevue, veuillez démontrer clairement dans votre candidature la façon dont vous répondez aux exigences de formation et d’expérience. Les qualifications supplémentaires pourraient être évaluées au moyen d’entrevues, d’examens, de vérifications des références, etc. En cas de réussite, vous devrez prendre part à une vérification des antécédents, réalisée par la Monnaie, afin d’obtenir une cote de sécurité.