Adjoint de conseiller
No de demande : 16774
Direction générale : Ottawa
Service : Conseil municipal
Direction : Représentants élus
Type d'emploi : 1 Poste temporaire à temps plein (Jusqu'à 18 mois)
Heures de travail : 35 heures par semaine
Affiliation : Non de l'Union/Non MGA
Information sur le salaire : proportionnel à l'expérience et concurrentiel; excellent régime d'avantages sociaux
Lieu : 110, avenue Laurier Ouest
Ville : Ottawa, ON
Catégorie d'emploi : Administration et Services de soutien
Date limite des candidatures : 2025-04-09
Nota : Dans le présent avis, le masculin a valeur de genre neutre
RÉSUMÉ DES FONCTIONS
L'adjoint de conseiller, responsable de la recherche et des communications, est chargé de gérer et d'assurer un vaste éventail de services et de processus stratégiques et opérationnels pour appuyer la conseillère et la réalisation de son programme, notamment : la gestion stratégique des enjeux, l'analyse et l'élaboration des comités, les dossiers d'infrastructure et d'aménagement et la gestion de projets.
DESCRIPTION DES RESPONSABILITÉS
- Préparer les cahiers du Conseil et des comités pour la conseillère dans le cadre de ses fonctions comme membre du Conseil, ou membre ou présidente d'un comité.
- S'entretenir avec la conseillère pour examiner les initiatives du Conseil ou des comités ainsi que les nouveaux enjeux.
- Prendre connaissance de la correspondance et des documents dès réception et les faire suivre au personnel compétent de la Ville pour obtenir ses commentaires et son avis. Faire un suivi auprès du personnel au sujet de l'état de la correspondance qui lui a été transmise pour accélérer la présentation des commentaires requis.
- Prendre connaissance des documents dès réception, porter à l'attention de la conseillère les éléments importants, puis faire un suivi avec le personnel selon les directives de la conseillère.
- Assumer la responsabilité relative aux consultations et aux communications publiques liées aux dossiers d'aménagement et d'infrastructure.
- Fournir des services de soutien administratif généraux à la conseillère en effectuant les tâches suivantes :
- veiller à ce que le bureau de la conseillère respecte l'ensemble des protocoles et des procédures auxquels sont assujettis les représentants élus;
- organiser, élaborer et tenir les systèmes de classement et d'information; s'assurer que les documents et l'information sont faciles d'accès;
- mettre en œuvre des procédures administratives permettant à la conseillère d'examiner et de rédiger la correspondance de manière efficace.
- Le lieu de travail principal est à l'hôtel de ville (110, avenue Laurier Ouest).
FORMATION ET EXPÉRIENCE
Diplôme d'études postsecondaires.
Diplôme d'études universitaires en administration des affaires, en administration publique, en journalisme, en communication, en études anglaises ou dans un programme connexe.
CONNAISSANCES
- Mandat, structure et protocole du Conseil et de ses comités
- Politiques, protocoles et procédures que doivent suivre un conseiller et son bureau
- Situation démographique du quartier de la conseillère, initiatives en cours et dossiers touchant le quartier
- Connaissance de la structure administrative de la Ville
- Connaissance des services et des politiques de la Ville
- Connaissance de Microsoft Office
- Protocoles, systèmes et procédures du bureau
COMPÉTENCES ET APTITUDES
- Excellentes aptitudes pour les relations interpersonnelles et la communication
- Souci du détail
- Capacité à travailler de manière efficace, individuellement ou en équipe
- Énergique, motivé et débrouillard
- Aptitude à traiter efficacement, en faisant preuve de tact et de diplomatie, avec le public, la haute direction, les médias et d'autres ordres de gouvernement
- Solide capacité à mener plusieurs tâches de front et à exécuter différentes affectations, en remaniant les priorités au besoin
- Expérience de l'utilisation des plateformes de réseaux sociaux et compétences en montage vidéo
- Excellents talents pour la communication verbale et écrite
CE QUE VOUS DEVEZ SAVOIR
- Exigences linguistiques : Capacité à parler, à lire et à écrire l'anglais. Capacité à parler, à lire et à écrire le français
- Une expérience jugée pertinente et une formation reconnue et dont la fiche de service atteste d'un rendement satisfaisant et d'aptitudes manifestes pourront permettre aux candidats de ne pas être tenus de satisfaire à l'exigence relative aux études requises.
- Veuillez conserver une copie de l'avis de concours. Une fois la date de clôture passée, il ne sera plus disponible.
Nous remercions tous les candidats de leur intérêt et leurs efforts déployés dans le cadre du présent processus de sélection. Toutefois, nous ne communiquerons qu'avec les personnes retenues pour une entrevue.
La Ville d'Ottawa promeut les principes de la diversité et de l'inclusion et respecte les principes de la Loi canadienne sur les droits de la personne et du Code des droits de la personne de l'Ontario. Nous encourageons la candidature des membres des peuples autochtones, communautés noires et autres communautés racialisées, les personnes en situation de handicap, les femmes, ainsi que les personnes non binaires, les personnes de toutes origines ethniques, religions, orientations sexuelles, classes, identités et expressions de genre.
Les candidats sont encouragés à s'auto-identifier en tant que membres d'un ou de plusieurs groupes visés par l'équité en matière d'emploi dans les questions d'auto-identification.
La Ville d'Ottawa offre, sur demande et pendant tout le processus d'embauche, des mesures d'adaptation aux personnes handicapées qui présentent une demande d'emploi. Si nous communiquons avec vous pour participer au processus de sélection, veuillez nous indiquer si vous avez besoin de mesures d'adaptation.
Des formats accessibles et des soutiens à la communication sont offerts sur demande. Veuillez communiquer avec le Centre de services des RH au 613-580-2424, poste 47411.