Adjoint administratif principal

RÉSUMÉ DES FONCTIONS

Il apporte son concours au directeur en lui procurant une large gamme de services de soutien administratif de nature confidentielle.

Il agit comme personne-ressource, en donnant une première réponse aux questions de nature générale et en acheminant les questions plus complexes à la personne responsable. Le titulaire a comme tâches et responsabilités la réalisation de recherches et la collecte d'information et de données à l'appui des projets de la direction générale ou en réponse aux demandes de renseignements des services; la préparation et la révision de rapports; la mise sur pied et la tenue à jour de bases de données et de dossiers sur les projets ainsi que la coordination des processus administratifs.

Remarque: Il s'agit d'une description de poste générique qui décrit les tâches typiques de cet emploi. Dans le cadre de certains postes, il se peut que le titulaire ne soit pas tenu d'assumer chacune de ces responsabilités, ou qu'il doive exécuter d'autres tâches connexes, en rapport avec le poste, qui lui sont assignées.

FORMATION ET EXPÉRIENCE

Diplôme de deux années d'études en administration des affaires ou en administration du travail de bureau dans un collège communautaire.

Au moins 3 années d'expérience comme commis/adjoint administratif.

CONNAISSANCES

• Dispositions des règlements et des lois touchant la Direction.
• Les buts, objectifs, politiques et procédures de la Direction.
• Divers services, opérations internes et procédures administratives de la Ville d'Ottawa, et personnes-ressources pertinentes.
• Une connaissance générale des systèmes de la paye et du contrôle des finances de la Ville d'Ottawa ainsi que des politiques, des pratiques, des fonctions, des systèmes et des procédures de la Ville seraient un atout.
• Connaissance générale des dispositions de la LAIMPVP.
• Méthodes de rapport au Conseil municipal.
• Principes et méthodes de gestion de bureau.
• Tenue et classement de dossiers et procédures administratives générales.
• Les pratiques de gestion de bases de données et de dossiers.
• Vérification de l'information et techniques de base de l'analyse statistique.
• Maîtrise des applications informatiques, dont Microsoft Word, Excel, PowerPoint, Access, SAP, le système de gestion des documents électroniques et d'autres logiciels qu'utilise normalement la Ville.

COMPÉTENCES ET APTITUDES

• Faire preuve de souplesse et capacité d'agir comme un membre d'une équipe et de travailler avec un minimum de surveillance.
• Avoir un très bon sens de l'organisation et d'excellentes compétences en gestion du temps; travailler sous pression pour respecter les échéances serrées, établir les priorités, résoudre les problèmes sérieux et exécuter des tâches de nature imprévue ou simultanée.
• Faire preuve d'une grande minutie et de précision pour la tenue de dossiers. Établir la balance des comptes dans un tableur et produire des rapports statistiques.
• Effectuer des recherches de base pour des enquêtes et la résolution de problèmes, afin de répondre aux besoins d'information de la direction et du personnel, ainsi que pour la mise en œuvre de projets.
• Offrir un bon service à la clientèle; communiquer avec tact, par écrit et de vive voix, avec des clients de tous les niveaux hiérarchiques de l'organisation.
• Recueillir, organiser et résumer des données et de l'information de façon efficace, en se conformant aux politiques et aux procédures.
• Régler efficacement des questions de nature délicate.
• Faire preuve d'initiative et établir des priorités de travail;
• Faire preuve de jugement, de tact et d'une grande discrétion.
• Interpréter et expliquer les règles, règlements et politiques.
• Faire preuve de discrétion et respecter la nature confidentielle de l'information.
• Prendre des décisions concernant tout aussi bien des problèmes courants que des problèmes inhabituels.
• Intégrité, tact et jugement.