Chaque secrétaire à ses astuces pour faciliter son travail. Nous avons recueilli quelques témoignages…
« J’avais une collègue qui était toujours débordée, raconte Lise, une secrétaire de métier tout juste retraitée. Je lui disais toujours : “Quand le travail qu’ils t’ont demandé prend 2 minutes… Fais-le tout de suite !” Autrement, ça s’accumule et on l’oublie… »
La grande leçon que retient Lise de ses 42 années passées comme secrétaire dans différentes entreprises, puis adjointe administrative dans une agence de santé, est au niveau de l’organisation :
« Au fil de ma carrière, j’ai toujours cherché des manières pour être plus rapide et plus efficace. Un truc que je me suis donné, c’est de faire des aide-mémoire pour les tâches ou les rencontres qui reviennent périodiquement. Une sorte de procédurier, pour ne rien oublier. »
L’autre leçon provient du côté humain :
« Comme secrétaire, on est là pour se mettre au service du gestionnaire, et non le contraire. Je me suis toujours considérée comme un bon numéro 2, et je crois que c’est la clé. Il y a parfois des secrétaires qui veulent imposer leurs vues au patron… Ce n’est pas mon genre. J’ai toujours essayé de m’adapter à la manière de faire de chacun. »
La discrétion, finalement, constitue un principe fondamental du métier de secrétaire :
« Quand une personne m’annonce une nouvelle, je préfère dire que je ne suis pas au courant, explique Lise. Même si, parfois, j’entendais des choses d’une oreille… Il faut aussi apprendre à lire entre les lignes : il y a des choses qu’on peut régler par nous-mêmes, il y a aussi des clients à qui le patron préfère ne pas parler. »
Secrétaire branchée
Byanca Neveu, qui offre des services d’adjointe administrative virtuelle, croit aussi à l’importance de s’adapter à la réalité du client. Avant d’entreprendre un mandat, elle fait remplir un questionnaire pour savoir quels sont les technologies et les systèmes en place.
« Par exemple, si le client utilise Skype pour les téléconférences, je vais utiliser la même chose. »
C’est d’ailleurs ainsi qu’elle a découvert le gestionnaire de tâches Asana, une application Web utilisée par un de ses clients pour faire le suivi des projets dans son équipe de travail.
Byanca Neveu ne se limite toutefois pas aux connaissances de ses clients : « S’ils viennent me chercher, c’est pour mon expertise. » Il ne faut donc pas avoir peur de faire découvrir à son gestionnaire de nouveaux outils qui peuvent lui faire gagner du temps et de l’argent.