Véritable pilier de l’entreprise, l’adjointe administrative doit être en mesure de jongler avec un vaste éventail de tâches. Plusieurs compétences sont nécessaires pour effectuer ce travail avec brio. Selon Audrey Roy, coordonnatrice au Service d’aide au placement et au recrutement du Collège O’Sullivan, un établissement de formation en administration, voici les 10 qualités les plus recherchées.
1. Minutie
Le travail de l’adjointe administrative doit être fait de façon consciencieuse. «C’est dans la nature même de l’emploi. Il y a beaucoup de correspondance à faire dans divers départements, ce qui demande de s’attarder à de petits détails.», souligne Mme Roy.
2. Maîtrise du français écrit
Avoir un bon niveau de français est impératif. Sans être une auteur primée ou détenir un diplôme en littérature, l’adjointe administrative doit connaître les règles du français. Le logiciel Antidote constitue un bon filet de sécurité supplémentaire.
3. Bon niveau d’anglais
«Les adjointes capables de s’exprimer dans un anglais correct sont recherchées. C’est pourquoi notre collège est bilingue, c’est-à-dire que la formation en bureautique est à moitié en français, moitié en anglais», souligne la coordonnatrice du Collège O’Sullivan.
4. Sens de l’organisation
Au sein des PME, l’adjointe administrative fait office de véritable pilier, car elle interagit avec pratiquement tous les départements. Elle doit savoir bien gérer son horaire ainsi que celui de son patron, bien souvent. Heureusement, beaucoup d’outils existent pour l’aider dans cette tâche. «On travaille par exemple avec Outlook pour les réunions, les rappels, etc.» indique Mme Roy.
5. Proactivité
L’adjointe administrative doit savoir anticiper les besoins de l’organisation et prendre des initiatives en ce sens afin de faire avancer efficacement les dossiers.
6. Autonomie
«Dans le cadre de notre travail, on doit faire preuve d’autonomie, que ce soit dans la prise de notes, l’élaboration d’un cahier de procédures ou la conception d’un projet, sans avoir à demander constamment des validations», estime Audrey Roy.
7. Sens de la communication
L’adjointe administrative aide non seulement ses collègues dans toutes sortes de tâches, mais elle répond aussi souvent à la clientèle, puisqu’elle constitue souvent le premier contact que cette dernière a avec l’organisation. Par conséquent, elle doit être dotée d’habiletés interpersonnelles.
8. Capacité d’adaptation
Comme les tâches de l’adjointe administrative sont nombreuses et variées et que les imprévus, fréquents, le sont tout autant, la professionnelle en bureautique doit démontrer une capacité d’adaptation à toute épreuve.
9. Rigueur
La rigueur, il va sans dire, est essentielle dans cet emploi. Sur les épaules de l’adjointe administrative reposent bien des responsabilités… ainsi que la confiance de son employeur. Elle doit donc offrir une qualité de travail constante et faire preuve de précision au quotidien.
10. Gestion du stress
Bien sûr, la gestion du stress n’est pas l’apanage de l’adjointe administrative uniquement, mais puisqu’elle gère plusieurs dossiers à la fois et qu’elle effectue régulièrement des tâches urgentes ou de dernière minute, elle doit être en mesure de gérer son stress de façon efficace.