Medical Office Assistant

This posting

This posting will be used to fill 3 Term/Temporary full-time positions until March 31, 2027, working 75 hours bi-weekly. It will establish a 6-month eligibility list which may be used to fill similar positions. Please note that preference will be given to bilingual (French) candidates for any bilingual (French) positions that may come up in any of the clinics within the Integrated Health Services branch.

Temporary Assignments may be considered with prior approval from an applicant's manager.

This job is based in the thriving and diverse city of Whitehorse in the beautiful Yukon.

Who we are

Reporting to the various Clinic Managers of the Integrated Health Service's Branch, this position provides program, administrative and reception services to ensure effective and efficient support to services, activities, staff, and clients of the Yukon Midwifery Clinic (YMC), Centre de santé Constellation Health Centre (CSCHC), Chronic Conditions Support Program (CCSP), and Whitehorse Walk-In Clinic (WWIC), including both medical office reception and assistant services. The primary responsibility is providing support to the clinic health professionals and the clinic clients/patients, while maintaining the legal and ethical boundaries of client confidentiality

Who we are looking for

To be successful in this role, the ideal candidate will have experience working in a fast-paced environment, effective time management skills and costumer service providing support to clinic health professionals and clients/patients, while contributing to an environment that is inclusive, non-discriminatory, and physically, psychologically, and culturally safe.

Note for Bilingual candidates: English is the administrative language of work in the Government of Yukon therefore your resume must be submitted in English.

• For more information on this job, please contact Melissa Laluk, Clinic Manager Bilingual Health Centre at 867-336-1353 or Melissa.Laluk@yukon.ca.
• For more information about the recruitment process, please contact Jaime Strachan, HR Consultant at 867-332-5768 or Jaime.Strachan@yukon.ca.

Your benefits

In addition to a competitive salary, we offer many additional financial and non-financial benefits.

• Government of Yukon's many benefits

Your career, your home, your lifestyle

We are the Yukon public service. Every day, we come together to serve the people who live here and make a difference in so many ways. Here, you will find the diverse opportunities you desire to develop your career while enjoying a warm sense of community and vibrant artistic, cultural, and recreational amenities, all set in a spectacular natural environment.

As part of our team, your achievements and enjoyment in both your work and personal life will be valued as you explore the many opportunities the Yukon, and the Government of Yukon, has to offer.

Check out:

• Yukon Life
• Working at Yukon government

Important application and job requirements

Essential qualifications

Please submit your resume clearly demonstrating how you meet the qualifications below. Selections for further consideration will be based solely on the information you provide in your resume.

• Experience providing customer service to a diverse clientele in a health and/or wellness environment.
• Experience managing multiple tasks/demands.
• Experience in transcription/data entry, clinical information is preferred but not required.
• Formal educational as an administrative medical office assistant would be considered an asset.
• Experience using electronic health record systems such as Plexia, Panorama and/or Meditech would be considered an asset.

It may be helpful for you to review "Prepare your resume and cover letter".

Desired knowledge, skills and suitability

If selected for an interview, candidates should have, and may be assessed on, the following:

• Ability to operate within a transdisciplinary team including healthcare professionals within a healthcare setting.
• Strong verbal and written communication skills, with the ability to interact professionally and empathetically with patients, colleagues, and medical staff.
• Excellent organizational skills and multitasking skills to manage administrative tasks efficiently in a fast-paced medical environment.
• Critical thinking ability, with a focus on building positive relationships and effective conflict management skills.
• Experience working with diverse populations, demonstrating cultural sensitivity and respect for varied backgrounds and needs.
• In addition to the above, candidates will be assessed on their French and English language proficiency. (Bilingual candidates only)

It may be helpful for you to review "The job interview process".

Conditions of employment

You must meet the following conditions before being hired, or within the time frame noted.

• TB screening.
• RCMP clearance with Vulnerable Sector check
• Valid Driver's Licence

Job requirements

This job requires you to perform, and/or be exposed to, the following:

• May be required to participate in an afterhours schedule to support clinic services outside of regular business hours.
• The successful candidate(s) will be required to use a fleet vehicle to pick up supplies or make deliveries on behalf of the clinic or branch
• This position lives and works in Whitehorse and is required to rotate between clinics

Learn more

• For help on creating your E-recruitment profile, email E-Recruitment.clientsupport@yukon.ca or phone 867-667-9453

Le poste

Cet affichage vise à pourvoir 3 postes temporaires à temps plein jusqu'au 31 mars 2027, à raison de 75 heures sur 2 semaines. Une liste des candidatures retenues sera établie et pourrait être utilisée en vue de pourvoir des postes similaires pendant 6 mois. On donnera la priorité aux personnes bilingues pour tout potentiel futur poste bilingue dans l'une des cliniques de la Direction des services de santé intégrés.

Les détachements seront pris en considération s'ils sont préalablement approuvés par la ou le gestionnaire de la personne candidate.

Le lieu de travail est situé au cœur de la ville dynamique et inclusive de Whitehorse dans le magnifique territoire du Yukon.

L'équipe

Relevant des gestionnaires de clinique de la Direction des services de santé intégrés, la personne titulaire du poste réalise des tâches relatives aux programmes, à l'administration et à l'accueil pour assurer un soutien efficace aux services, aux activités, au personnel et à la patientèle de la clinique de sages-femmes du Yukon, du Centre de santé Constellation, du Programme de soutien aux personnes atteintes d'une maladie chronique et de la clinique sans rendez-vous de Whitehorse, ce qui suppose notamment de fournir des services d'assistance et d'accueil au bureau des médecins. Son mandat consiste essentiellement à épauler les professionnelles et professionnels de la santé ainsi que la patientèle, en respectant les limites juridiques et éthiques du droit à la confidentialité de la patientèle.

Profil recherché

Pour bien s'acquitter de ses fonctions, la personne doit idéalement être capable de travailler dans un milieu dynamique, avoir une bonne gestion du temps et être en mesure d'offrir un excellent service à la clientèle, ainsi qu'avoir de l'expérience dans la prestation de services de soutien aux professionnelles et professionnels de la santé et à la patientèle d'une clinique, et savoir comment assurer un environnement inclusif, non discriminatoire et sûr sur les plans physique, psychologique et culturel.

Note pour les candidates et candidats bilingues : Puisque la langue de travail du gouvernement du Yukon est l'anglais, vous devez soumettre votre curriculum vitæ dans cette langue.

• Pour en savoir plus sur le poste, communiquez avec Melissa Laluk, gestionnaire de clinique du centre de santé bilingue, au 867-336-1353 ou à melissa.laluk@yukon.ca.
• Pour en savoir plus sur le processus de recrutement, communiquez avec Jaime Strachan, conseillère en ressources humaines, au 867-332-5768 ou à jaime.strachan@yukon.ca.

Les avantages

En plus d'un salaire concurrentiel, le gouvernement du Yukon offre de nombreux avantages financiers et non financiers complémentaires.

• En savoir plus sur ce que nous offrons à notre personnel

Votre carrière, votre maison, votre style de vie

Nous sommes la fonction publique du Yukon. Chaque jour, nous unissons nos efforts pour servir la population et avoir des répercussions positives sur sa vie. Ici, vous trouverez diverses possibilités qui vous aideront à bâtir votre carrière tout en vivant dans un milieu accueillant, où les arts, la culture et les loisirs occupent une place de choix, le tout dans un environnement naturel spectaculaire.

En vous joignant à notre équipe, vous aurez l'occasion de découvrir les multiples possibilités qu'offrent le territoire et le gouvernement du Yukon dans un milieu de travail qui valorise autant l'épanouissement personnel que professionnel.

Pour en savoir plus :

• La vie au Yukon
• Travailler pour le gouvernement du Yukon (en anglais)

Renseignements importants

Compétences essentielles

Votre curriculum vitæ doit montrer clairement que vous répondez aux exigences ci-dessous. La première sélection des candidatures sera fondée uniquement sur les renseignements fournis dans le curriculum vitæ.

• Expérience en service à la clientèle auprès d'une clientèle diversifiée dans le milieu de la santé ou du bien-être.
• Expérience en gestion de multiples tâches et demandes.
• Expérience en transcription et en saisie de renseignements cliniques (préférable, mais pas obligatoire).
• Formation officielle d'adjointe administrative médicale ou d'adjoint administratif médical, un atout.
• Expérience dans l'utilisation de systèmes de dossiers de santé électroniques comme Plexia, Panorama ou Meditech, un atout.

Consultez la page Rédiger un curriculum vitæ et une lettre d'accompagnement.

Connaissances, compétences et qualités personnelles recherchées

Les personnes sélectionnées pour une entrevue doivent démontrer qu'elles possèdent les connaissances, les compétences et les qualités suivantes, et pourraient être évaluées en fonction de ces dernières :

• Capacité à travailler au sein d'une équipe transdisciplinaire, comprenant notamment des professionnelles et professionnels de la santé, dans un environnement de soins de santé.
• Maîtrise de la communication écrite et orale et capacité d'interagir de façon professionnelle et empathique avec la patientèle, les collègues et le personnel médical.
• Excellent sens de l'organisation et capacité d'effectuer plusieurs tâches simultanément pour gérer efficacement des tâches administratives dans un milieu médical dynamique.
• Bonne pensée critique, particulièrement en ce qui a trait à l'établissement de relations saines et à la gestion efficace des conflits.
• Expérience de travail auprès d'une population diversifiée (sensibilité culturelle et respect des personnes des tous horizons ayant des besoins variés).
• Compétences linguistiques en français et en anglais (candidates et candidats bilingues seulement).

Consultez la page Processus d'entrevue d'emploi.

Conditions d'emploi

Vous devez satisfaire aux conditions suivantes avant l'embauche ou dans les délais indiqués.

• Subir un test de dépistage de la tuberculose.
• Faire vérifier vos antécédents par la GRC en vue d'un travail auprès de personnes vulnérables.
• Être titulaire d'un permis de conduire valide.

Exigences particulières

Dans le cadre de ses fonctions, la personne titulaire de ce poste pourrait être appelée à :

• travailler en dehors des heures normales de bureau afin de soutenir les services de la clinique;
• utiliser un véhicule professionnel pour récupérer des fournitures ou faire des livraisons pour le compte de la clinique ou de la Direction;
• travailler en rotation dans différentes cliniques de Whitehorse.

Plateforme de recrutement

• Pour obtenir de l'aide afin de créer un compte sur la plateforme de recrutement en ligne, écrivez à e-recruitment.clientsupport@yukon.ca ou appelez au 867-667-9453.