Senior Coordinator, Office of the Director General/coordonnateur principal, Bureau du Directeur général

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Senior Coordinator, Office of the Director General

Group: Office of the Director General

Reports to: Chief of Staff

Location: WADA Headquarters, Montreal, Canada

Posting deadline: 17 April 2025

WHO WE ARE

The World Anti-Doping Agency (WADA) was established in 1999 as an international independent agency to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport. As the global regulatory body, WADA's primary role is to develop, harmonize and coordinate anti-doping rules and policies across all sports and countries. Our key activities include: scientific and social science research; education; intelligence & investigations; development of anti-doping capacity; and, monitoring of compliance with the World Anti-Doping Program.

POSITION OVERVIEW

Under the supervision of the Chief of Staff of the WADA Office of the Director General (ODG), the Senior Coordinator provides high-level executive/administrative support to the ODG, including, in particular, to the Governance Unit. This includes performing a wide array of tasks, not the least of which consists in serving as WADA's main liaison with members of WADA's two highest governance bodies namely, the 16-member Executive Committee (ExCo) and 42-member Foundation Board (Board).

Given the high-level interactions with WADA Senior Management, ExCo and Board members, and WADA stakeholders in general, excellent writing and oral communication skills (in English and French) are required. Other essential requirements include strong organization skills, attention to detail, efficiency, proactivity, resourcefulness, flexibility, professionalism and discretion.

KEY RESPONSIBILITIES

Governance-related work

• Serve as member liaison (i.e. as interface between ExCo and Board members and WADA Senior Management). This involves the drafting of professional direct communications with members on a variety of matters throughout the year, and more extensively during the preparation of ExCo and Board meetings;
• Assist the WADA Events Manager in the organization of ExCo and Board meetings, in particular as concerns the participation of ExCo and Board members (travel itineraries, hotel accommodation, visa applications, ground transfers, meeting program, coordination of member indemnities and reimbursements, etc.);
• Serve as members' primary, on-site contact person at ExCo and Board meetings and address any requests;
• Support the Chief of Staff and Governance Manager in the management of the full preparatory cycle of Board and ExCo meetings, including quality assurance of papers and the management of deadlines;
• Support the Chief of Staff and Governance Manager in drafting summaries of Board and ExCo meetings (shared with members following meetings);
• Assist the Governance Manager with the preparation and distribution of ExCo and Board members' annual information package including general guidelines and mandatory regulatory forms;
• Maintain logs of members' annual regulatory forms and contact information;
• Coordinate, with the support of the Governance Manager, the official registration process of Board members with the Swiss authorities as well as the annual Agency's report submission to the Swiss authorities;
• Update ExCo and Board membership charts and listings on the WADA website;
• Assist the Governance Manager in providing administrative support to the five-member WADA Nominations Committee (NomsComm), such as coordinating nomination processes which are the responsibility of the NomsComm, including preparing and promoting public calls for applications, coordinating interviews and vetting;
• Assist the Governance Manager in providing administrative support for the nine-member WADA Independent Ethics Board, which is charged with implementing WADA's Code of Ethics that defines clear ethical standards over the activities of WADA Officials, and for the independent Ethics Officer, who is responsible for the conduct of investigations regarding alleged breaches of the Code of Ethics;
• Assist the Governance Manager by providing necessary administrative support to all annual governance processes;
• Carry out special governance-related requests from the Chief of Staff and/or Governance Manager on an as-needed basis.

Other work in support of the Director General and Chief of Staff

• Support the Chief of Staff in reviewing/ensuring quality-control of all (Agency-wide) correspondence under the signature of the President and the Director General. This involves proofreading and editing the correspondence (in English and French) as required, and the issuing of such correspondence on their behalf;
• Support the Chief of Staff in draft correspondence (in English and French) on behalf of the President and the Director General;
• Ensure correspondence from stakeholders addressed to the WADA President and/or Director General are actioned, including following up with the appropriate responsible WADA Department/staff member for response as required;
• Carry out special tasks as requested by the Director General or Chief of Staff.

QUALIFICATIONS AND SKILLS

• Undergraduate Degree or Diploma in Administration (or equivalent);
• Minimum of five years' experience in a similar level role (a combination of education and experience may be considered);
• Excellent written and verbal communication skills in both WADA official languages (English/French). Additional languages would be an asset;
• Excellent interpersonal and client/stakeholder service skills (with internal departments, as well as external partners);
• Excellent organizational and time management skills with strong attention to detail;
• Able to manage a varied workload and work under pressure efficiently;
• Proactive and resourceful;
• Proficiency in Microsoft Office Suite, SharePoint, Excel and Word;
• Experience working in an international environment;
• Availability and flexibility to work extended hours during peak periods;
• Availability to travel to ExCo and Board meetings;
• Fit with organizational culture: Teamwork, team spirit and love of sport;
• Aligned with WADA core values: Integrity, Openness and Excellence.

WHAT WE OFFER

• Competitive Benefits Package.

Vision: WADA's vision is a world where all athletes compete in a doping-free sporting environment.

Mission: WADA's mission is to lead a collaborative worldwide movement for doping-free sport.

About us: WADA is headquartered in Montreal, Canada and has regional offices in Cape Town, South Africa; Lausanne, Switzerland; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japan and the office of the President in Warsaw, Poland. As of December 2024, the Agency employs approximately 180 employees and is represented by 56 nationalities. We value the diversity of our employees - current and future - that, as a global team, endeavor every day to protect the rights of clean athletes worldwide.

The masculine is used in our communications for the sole purpose of lightening the text and it designates all genders. WADA believes in the success of an inclusive organization that values diversity within its team. All qualified candidates will be considered for this position in a fair manner. WADA would like to thank all candidates who have shown an interest by applying for a position. However, after a thorough profile review, only the retained candidates will be contacted.

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Coordonnateur principal, Bureau du Directeur général

Groupe: Bureau du Directeur général

Supérieur: Chef de cabinet

Lieu: Le Bureau principal de l'AMA, Montréal, Canada

Date limite de candidature: 17 avril 2025

QUI SOMMES-NOUS

L'Agence mondiale antidopage (AMA) a été créée en 1999 en tant qu'agence internationale indépendante pour diriger un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage. En tant que régulateur de la lutte antidopage dans le monde, le rôle principal de l'AMA est de développer, d'harmoniser et de coordonner les règles et politiques antidopage dans tous les sports et tous les pays. Nos principales activités comprennent : la recherche scientifique et en sciences sociales ; l'éducation ; les renseignements et enquêtes ; le développement des capacités antidopage ; et la supervision de la conformité au Programme mondial antidopage.

APERÇU DU POSTE

Sous la supervision du Chef de cabinet du Bureau du Directeur général (BDG) de l'AMA, le Coordonnateur principal fournit un soutien exécutif/administratif de haut niveau au BDG, notamment à l'unité de gouvernance. Il s'acquitte d'un large éventail de tâches, y compris servir de point de contact pour les membres des deux plus hautes instances de gouvernance de l'AMA, à savoir le Comité exécutif (ExCo), composé de 16 membres, et le Conseil de fondation (Conseil), composé de 42 membres.

Compte tenu des interactions de haut niveau avec la direction de l'AMA, les membres de l'ExCo et du Conseil, et les parties prenantes de l'AMA en général, d'excellentes compétences de communication écrite et verbale (en anglais et en français) sont requises. D'autres exigences essentielles incluent une forte compétence organisationnelle, le souci du détail, l'efficacité, la proactivité, la flexibilité, le professionnalisme et la discrétion.

LES RESPONSABILITÉS CLÉS

Travaux liés à la gouvernance

• Assurer la liaison avec les membres (c'est-à-dire servir d'interface entre les membres de l'ExCo et du Conseil et la direction générale de l'AMA). Cela implique entre autre la rédaction de communications professionnelles aux membres sur diverses questions tout au long de l'année, et plus particulièrement lors de la préparation des réunions de l'ExCo et du Conseil;
• Assister le Responsable des événements de l'AMA dans l'organisation des réunions de l'ExCo et du Conseil, en particulier avec la logistique relative à la participation des membres de l'ExCo et du Conseil (itinéraires de voyage, hébergement, demandes de visa, transferts terrestres, programme de la réunion, coordination des indemnités et des remboursements des membres, etc.);
• Servir de point de contact principal pour les membres aux réunions de l'ExCo et du Conseil et répondre à toutes les demandes;
• Soutenir le Chef de cabinet et le Responsable de la gouvernance dans la gestion de l'ensemble du cycle préparatoire des réunions du Conseil et de l'ExCo, y compris assurer la qualité des documents et la gestion des délais;
• Soutenir le Chef de cabinet et le Responsable de la gouvernance dans la rédaction des résumés des réunions du Conseil et de l'ExCo (communiqués aux membres après les réunions);
• Assister le Responsable de la gouvernance dans la préparation et la distribution du dossier d'information annuel destiné aux membres de l'ExCo et du Conseil, y compris les lignes directrices générales et les formulaires réglementaires obligatoires;
• Tenir un registre des formulaires réglementaires annuels des membres et de leurs coordonnées;
• Coordonner, avec l'aide du Responsable de la gouvernance, le processus d'inscription officielle des membres du Conseil auprès des autorités suisses, ainsi que la soumission du rapport annuel de l'Agence aux autorités suisses.
• Mettre à jour les tableaux des membres de l'ExCo et du Conseil ainsi que tout autre contenu relatif à la gouvernance sur le site Web de l'Agence;
• Aider le Responsable de la gouvernance à fournir un soutien administratif au Comité des nominations de l'AMA (NomsComm), composé de cinq membres, notamment en coordonnant les processus de nomination qui relèvent de la responsabilité du Comité, y compris la préparation et la promotion des appels publics à candidatures, la coordination des entretiens et l'examen des candidatures;
• Aider le Responsable de la gouvernance à fournir un soutien administratif au Comité d'éthique indépendant de l'AMA, composé de neuf membres et chargé de mettre en œuvre le Code d'éthique de l'Agence qui établit des normes d'éthiques claires pour les activités des officiels de l'AMA, ainsi qu'au Responsable de l'éthique indépendant, chargé de mener des enquêtes sur les violations présumées du Code d'éthique;
• Assister le Responsable de la gouvernance en apportant le soutien administratif nécessaire à tous les processus annuels de gouvernance;
• Exécuter, en fonction des besoins, les demandes spéciales liées à la gouvernance émanant du Chef de cabinet et/ou du Responsable de la gouvernance.

Autres tâches en soutien au Directeur général et au Chef de cabinet

• Aider le Chef de cabinet à assurer le contrôle de la qualité de toute la correspondance (à l'échelle de l'Agence) portant la signature du Président et du Directeur général. Cela implique la relecture et la révision de la correspondance (en anglais et en français) selon les besoins, et la transmission de cette correspondance en leur nom;
• Aider le Chef de cabinet à rédiger des projets de correspondance (en anglais et en français) au nom du Président et du Directeur général;
• S'assurer que les courriers des parties prenantes adressés au Président et/ou au Directeur général de l'AMA soient traités, y compris faire le suivi auprès des départements responsables de l'AMA, le cas échéant;
• Effectuer toute autre tâche à la demande du Directeur général et du Chef de cabinet.

LES QUALIFICATIONS ET LES COMPÉTENCES

• Diplôme de premier cycle ou diplôme en administration (ou équivalent);
• Au moins cinq ans d'expérience dans un poste de niveau similaire (une combinaison de formation et d'expérience peut être envisagée);
• Excellentes compétences en communication écrite et orale dans les deux langues officielles de l'AMA (anglais et français). La maîtrise d'autres langues serait un atout;
• Excellentes compétences en matière de relations interpersonnelles et de service aux clients et aux parties prenantes (avec les services internes et les partenaires externes);
• Excellentes compétences en matière d'organisation et de gestion du temps, avec un grand souci du détail;
• Capacité à gérer une charge de travail variée et à travailler efficacement sous pression;
• Preuve de proactivité et de débrouillardise;
• Maîtrise de la suite Microsoft Office, de SharePoint, d'Excel et de Word;
• Expérience de travail dans un environnement international;
• Disponibilité et flexibilité pour travailler à des heures prolongées pendant les périodes de pointe;
• Disponibilité pour voyager aux réunions de l'ExCo et du Conseil;
• Correspond à la culture et aux valeurs organisationnelles (p.ex., travail d'équipe, esprit d'équipe et amour du sport);
• Aligné sur les valeurs fondamentales de l'AMA : Intégrité, ouverture et excellence.

CE QUE NOUS OFFRONS

• Ensemble d'avantages sociaux compétitifs.

Vision: La vision de l'AMA est un monde où tous les sportifs peuvent participent à des compétitions dans un environnement sans dopage.

Mission: La mission de l'AMA est de mener un mouvement collaboratif mondial pour un sport sans dopage.

À propos de nous: Le bureau principal de L'AMA est situé à Montréal, au Canada, et ses bureaux régionaux sont situés au Cap, Afrique du Sud; Lausanne, Suisse; Montevideo, Uruguay; Tokyo, Japon et le bureau du président à Varsovie, Pologne. En décembre 2024, l'Agence emploie environ 180 employés et est représentée par 56 nationalités. Nous apprécions la diversité de nos employés - actuels et futurs - qui, en tant qu'équipe mondiale, s'efforcent chaque jour de protéger les droits des sportifs propres dans le monde entier.

Le masculin est utilisé dans nos communications dans le seul but d'alléger le texte et il désigne tous les genres. L'AMA croit au succès d'une organisation inclusive qui valorise la diversité au sein de son équipe. Tous les candidats qualifiés seront pris en considération pour ce poste de manière équitable. L'AMA tient à remercier tous les candidats qui ont manifesté leur intérêt en postulant pour un poste. Toutefois, après un examen approfondi du profil, seuls les candidats retenus seront contactés.