Office Coordinator/coordinateur (rice) de bureau

Job Title

Job Description Summary

Job Description

Principales responsabilités

Opérations du Bureau

• Assurer des tâches de soutien administratif pour le directeur général et / ou responsables de service
  • Entrer les notes de frais
  • Compléter la routine / correspondance, saisir des données, imprimer des lettres, imprimer des étiquettes, créer des lettres types, formater des documents et saisir des données, traduire de courts documents
• Soutenir les opérations de la salle du courrier (c.-à-d. tri du courrier, machine à affranchir, télécopieurs et photocopieurs)
• Aider à la planification et à la coordination des préparatifs de voyage de base
• Organiser et assister aux réunions et événements internes au besoin
• Coordonner la restauration, l'espace de la salle de conférence, les invitations et autres activités de planification d'événements au besoin
• S'assurer que les politiques de l'entreprise sont suivies

Accueillir / diriger les visiteurs

• Gérer la réception en fournissant un accès au bâtiment (si nécessaire) et en avisant les employés que le client, le fournisseur ou le candidat à l'emploi est arrivé
• Communiquer avec le personnel des opérations, les courtiers et le directeur général concernant leur disponibilité
• Fournir une carte de stationnement / validation au besoin

Gestion / Administration des fournisseurs

• Gérer les achats et l'entretien des fournitures de bureau et de l'équipement de bureau (c.-à-d. mobilier, équipement informatique, téléphones, services de collations, etc.) en passant commande via Workday, les achats ou un fournisseur externe
• Entrer tous les nouveaux fournisseurs locaux dans Workday et nettoyer les données, si nécessaire

Gestion des appels

• Répondre et filtrer tous les appels entrants et transmettre les messages pour deux bureaux.
• Communiquer des informations générales sur l'entreprise
• Communiquer avec le personnel des opérations, les salariés et le directeur général
• Traiter les appels avec discrétion à la demande du personnel des opérations, des salariés et du directeur général

Autres tâches administratives

• Travailler avec le directeur des opérations sur les questions de continuité des affaires
• Aide à l'intégration des nouveaux employés
• Cartes d'affaires
• Préparation documents (révision, impressions, reliure)
• Autres tâches assignées

Relations

Le poste reportera à la Directrice des opérations

Aptitudes :

• Gestion des coûts par rapport au budget, en gardant les écarts au minimum
• Attitude positive
• Professionnalisme
• Efficacité et fiabilité
• Organisation
• Service client et compétences relationnelles
• Rapidité et réactivité aux demandes et résolution des conflits

Expérience

L'expérience requise devrait inclure:

• Diplôme collégial de préférence
• Un minimum de 2 à 4 ans d'expérience en matière de soutien administratif
• Expérience à la réception est un atout

Compétences

• Bilingue français/anglais, compétence de base en traduction anglais-français est un atout
• Très bonne communication orale et écrite dans les deux langues
• Capacité à suivre les instructions et les procédures
• Capacité à traiter et à communiquer efficacement avec tous les niveaux de personnel et de direction
• Solides compétences de la suite Microsoft Office, la connaissance de Workday est un atout
• Connaissance des tâches administratives du bureau
• Bon jugement, tact et discrétion

Key responsibilities

Office Operations

• Provide administrative support duties for Market Leader, and/or other department leaders
  • Enter expense reports
  • Complete routine/correspondence, enter data, print letters, print labels, create form letters, format documents, and input data
• Support mail room operations (i.e., mail sorting, postage machine, fax and copy machines)
• Assist in planning and coordination of basic travel arrangements
• Organize and assist internal meetings and events as required
• Coordinate catering, conference room space, invitations, and other event planning activities as needed
• Ensure company policies are followed

Greet / Direct All Visitors

• Manage front desk by providing building access (when required) and notifying the employees that client, vendor or job candidate has arrived
• Communicate with operations staff, brokers, and Market Leader regarding their availability
• Provide parking pass/validation per request

Vendor Management / Administration

• Manage purchasing and maintenance of office supplies and office equipment (i.e., furniture, IT equipment, telephones, snack services, plants, etc.) by ordering through Workday, procurement, or outside vendor
• Enter all new local vendors into Workday and cleanse data, if required

Manage Phones

• Answer and screen all incoming calls and relay messages for 2 offices
• Communicate general company information
• Communicate with operations staff, fee-earners, and Market Leader
• Handle calls with discretion per the request of the operations staff, fee-earners, and Managing Principal

Other Administrative Duties

• Work with Operations Manager on business continuity issues
• Assistance with onboarding new employees
• Order business cards
• Document preparation (review, print, bind)
• Other duties as assigned

Reporting relationship

Role will report to the following:

• Operations Manager

Metrics

Role will be evaluated on the following:

• Management of costs to budget, keeping variances to a minimum
• Positive attitude
• Professionalism
• Efficiency and dependability
• Organization
• Customer service and people skills
• Timeliness and responsiveness to requests and conflict resolution

BACKGROUND AND EXPERIENCE

Demonstrated experience should include:

• College degree preferred
• Bilingual French/English, basic English-French translation skills an asset
• Very good written and oral communication skills in both languages
• A minimum of 2-4 years of administrative support experience
• Front desk experience a plus

Competencies

• Ability to follow instructions and procedures
• Ability to deal and communicate effectively with all levels of staff and management
• Strong written and oral skills
• Strong Microsoft Office Suite skills, Workday knowledge an asset
• Knowledge of office administrative duties
• Good judgment, tact and discretion