Executive Assistant

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Mitacs is a national not-for-profit that helps industry and non-profit partners solve strategic challenges by leveraging Canada's world-class post-secondary talent and a global network of industry, academic, and government partnerships. Through these collaborations, Mitacs helps business and community partners succeed, improves students' on-the-job skills development, and strengthens Canada's world-class innovation ecosystem. At Mitacs, we strive to develop the next generation of innovators with vital research and business skills. In partnership with domestic and international companies, governments, and academia, we support a new economy using Canada's most valuable resource - its people.

To get a better understanding of Mitacs and read the complete job description, please visit our website: https://www.mitacs.ca/careers/

Position summary

The Executive Assistant (EA) will provide effective and high-quality support to the executive leadership team for the following departments within Mitacs: EDI, Programs & Service Innovation and Research. The EA will also provide weekly office management support at our downtown Toronto office. The EA will report directly to the Vice-President, Programs & Service Innovation. This position requires a motivated and proactive person who is interested in an exciting career working with stakeholders and decision-makers in the public sector, both domestically and internationally.

Responsibilities

• Proactively manage and oversee complex calendar and schedule, including both internal and external meetings and events
• Act as liaison between the departmental executive leadership team and their direct reports and associated teams
• Assist in departmental activities and processes including project planning, intake, prioritization, initiation, execution, and training; as well as in fostering collaboration of end-users and key stakeholders
• Understand the business priorities and identify process improvements to create efficiency and scale for the departments and their leadership teams
• Schedule and manage departmental meetings or external meetings; assist in the preparation and distribution of meeting agendas and materials, follow-up of action items
• Transcribe source material, prepare documents, reports, tables and charts; distribute as appropriate
• Prepare, reconcile and submit expense reports
• Maintain confidential and sensitive information
• Book corporate travel and event attendance as requested (including but not limited to flights, hotel booking, car rentals, train bookings, registrations to events, etc.)
• Participate in a variety of special projects throughout the year, such as planning of company-wide events
• Other additional and/or alternative duties as assigned from time to time

Skills/Qualifications

• At least three years of administrative experience in a business, not-for-profit organization, and/or academic setting
• Strong verbal and written communication skills, including tact and diplomacy
• Previous experience supporting senior level managers preferred
• Keen ability to build relationships at all organizational levels both internally and externally
• Ability to grasp complex organizational dynamics and act in a manner of high diplomacy and confidentiality
• Effective meeting management skills
• Attention to detail and accuracy, superior multitasking and organization skills
• Ability to remain calm under pressure and to meet deadlines and prioritize tasks
• Self-motivated, able to work in a team environment and balance the needs of a number of individuals and the team
• Excellent computer skills using Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, SharePoint, Teams)
• Fluency, both written and spoken, in both official languages (English and French) is an asset
• Knowledge of written and spoken English is required in this role as you will interact with colleagues, clients and stakeholders located across Canada
• Ability to thrive in a fast-paced environment, demonstrating flexibility and adaptability to shifting priorities and evolving business needs

Hiring Range: $57,520 - $68,305

Hiring and Salary Range Transparency

Typically, employees are hired, transferred, or promoted within the salary range, specifically between the minimum and midpoint in the hiring range.

The salary range refers to the range of base salaries for a given position, encompassing the minimum and maximum amounts. The midpoint of the range is positioned approximately halfway between the minimum and maximum, indicating a fully qualified employee with comprehensive job knowledge and experience for the role.

Only in rare and exceptional circumstances, where a candidate has the experience, skills, and expertise that far exceed those required for the position, would we consider paying above the hiring range for this role.

Equity, diversity, and inclusion (EDI) and decolonization are core values at Mitacs: Equity, Diversity, and Inclusion - Mitacs. We believe a diverse workforce comprised of individuals with different ideas, strengths, interests, and backgrounds (e.g., gender identities and expressions, Indigeneity, race, abilities, sexual orientation, and other identities) are crucial to our success. We welcome everyone to apply and encourage you to connect with us if you require accommodations during the recruitment process.

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Souhaitez-vous faire partie de notre équipe qui mise sur l'entrepreneuriat et l'innovation?

Mitacs est un organisme sans but lucratif national qui aide des partenaires du secteur privé et sans but lucratif à résoudre des défis stratégiques en tirant profit du talent postsecondaire de première classe du Canada et d'un réseau mondial de partenariats avec des entreprises, des établissements d'enseignement et des gouvernements. Par ces collaborations, Mitacs aide les entreprises partenaires et les partenaires communautaires à réussir, améliore le développement des compétences pratiques des étudiants et renforce l'écosystème d'innovation de calibre mondial du Canada. À Mitacs, nous nous efforçons de développer la prochaine génération d'innovateurs en les aidant à acquérir des compétences de recherche et d'affaires essentielles à leur réussite. En collaboration avec des entreprises, des gouvernements et des établissements d'enseignement du Canada et de l'étranger, nous soutenons l'avènement d'une nouvelle économie en tablant sur la plus importante ressource du Canada : son capital humain.

Pour mieux comprendre Mitacs et avoir plus de détails sur ce poste, veuillez visiter notre site Web: https://www.mitacs.ca/fr-ca/carrieres/

Description du poste

L'adjoint administratif ou l'adjointe administrative offrira un soutien efficace et de haute qualité à l'équipe de direction pour les services de Mitacs suivants : EDI, Innovation de programmes et de services et Recherche. L'adjoint administratif ou l'adjointe administrative offrira également un soutien de gestion du bureau à notre bureau de Toronto. La personne retenue relèvera directement de la vice-présidente Innovation de programmes et de services. Nous recherchons pour ce poste une personne motivée et proactive qui souhaite s'impliquer dans une carrière passionnante qui l'amènera à travailler avec des parties prenantes et des décideuses et décideurs du secteur public, au Canada comme à l'étranger.

Responsabilités

• Gérer et superviser de façon proactive des calendriers et des horaires complexes, y compris les réunions et activités internes et externes.
• Assurer la liaison entre l'équipe de direction des services et les personnes qui relèvent de celle-ci ainsi que les équipes associées.
• Aider lors d'activités du service et dans le cadre de ses processus, y compris la planification, la prise en charge, la hiérarchisation, le lancement, l'exécution des projets ainsi que la formation. Encourager la collaboration entre les utilisateurs finaux et utilisatrices finales et les principales parties prenantes.
• Comprendre les priorités organisationnelles et repérer des occasions d'amélioration des processus pour accroître le niveau d'efficacité pour les services et leurs équipes de direction.
• Planifier et gérer les réunions de service ou les réunions externes. Aider à la préparation et à la distribution des ordres du jour et de la documentation. Effectuer le suivi des mesures à prendre.
• Transcrire les documents sources et préparer la documentation, les rapports et les tableaux. Les distribuer selon le cas.
• Préparer, rapprocher et soumettre les rapports de dépenses.
• Protéger les renseignements confidentiels et sensibles.
• Organiser les voyages et les événements professionnels s'il y a lieu (y compris, mais sans s'y limiter, les vols, les hôtels, les locations de voiture, les billets de train, les inscriptions aux événements, etc.).
• Participer à différents projets spéciaux durant l'année, comme la planification d'événements à l'échelle de l'organisation.
• Accomplir d'autres tâches additionnelles ou connexes, au besoin.

Compétences et qualifications

• Au moins trois ans d'expérience administrative dans une entreprise, un organisme sans but lucratif ou un établissement d'enseignement postsecondaire.
• Excellentes aptitudes à communiquer à l'oral et à l'écrit, y compris la capacité à faire preuve de tact et de diplomatie.
• Expérience de soutien à des cadres de niveau supérieur, un atout.
• Bonne capacité à créer des relations à tous les niveaux de l'organisation, à l'interne et à l'externe.
• Aptitude à comprendre des dynamiques organisationnelles complexes, à faire preuve d'une grande diplomatie et à maintenir la confidentialité.
• Compétences avérées en gestion de réunions.
• Capacité à faire preuve de minutie, de rigueur et d'une grande polyvalence doublée de compétences en organisation.
• Capacité à demeurer calme sous pression, à respecter les échéances et à établir la priorité des tâches.
• Esprit d'initiative et capacité à travailler dans un environnement axé sur le travail en équipe et à équilibrer les besoins de différentes personnes.
• Excellentes compétences en informatique dans l'utilisation de Microsoft Office (Word, Excel, Outlook, PowerPoint, SharePoint, Teams).
• Maîtrise courante à l'oral et à l'écrit des deux langues officielles (anglais et français), un atout.
• La connaissance de l'anglais écrit et parlé est requise dans ce rôle car vous interagirez avec des collègues, une clientèle et des parties prenantes partout au Canada.
• Capacité de s'épanouir dans un environnement en constante évolution et de faire preuve de flexibilité et d'adaptabilité face aux priorités et aux besoins opérationnels changeants.

Échelle d'embauche : 57 520 $ - 68 305 $

Transparence quant aux échelles d'embauche et salariale

Habituellement, le personnel est embauché, transféré ou promu selon l'échelle salariale, et plus particulièrement entre le minimum et le point médian de l'échelle d'embauche.

L'échelle salariale est l'échelle de salaires de base pour un poste donné, qui comprend les montants minimum et maximum. Le point médian de l'échelle se trouve environ à mi-chemin entre le minimum et le maximum et indique une employée ou un employé pleinement qualifié possédant des connaissances professionnelles complètes et de l'expérience pour le poste.

Seulement dans des circonstances rares et exceptionnelles, lorsqu'un candidat possède une expérience, des compétences et une expertise dépassant celles requises pour le poste, que nous envisagerions de payer au-dessus de l'échelle salariale pour ce poste.

L'équité, la diversité et l'inclusion (EDI) ainsi que la décolonisation sont des valeurs fondamentales à Mitacs Équité, diversité et inclusion — Mitacs. Nous croyons qu'une main-d'œuvre composée d'individus présentant une diversité d'idées, de forces, de champs d'intérêt et d'origines (p. ex. identités et expressions de genre, autochtonie, race, aptitudes, orientation sexuelle et autres identités) sont indispensables à notre succès. Nous encourageons tout le monde à postuler, et nous vous invitons à communiquer avec nous si vous avez besoin de mesures d'adaptation pendant le processus de recrutement.