Executive Assistant, Planning and Implementation/adjoint de direction - Planification et mise en œuvre
At Ontario Health, we are committed to developing a strong organizational culture that connects and inspires all team members across the province. Our vision is that together, we will be a leader in health and wellness for all. Our mission is to connect the health system to drive improved and equitable health outcomes, experiences and value. How we work together is reflected through our five values: integrity, inspiration, tenacity, humility and care.
What Ontario Health offers:
Achieving your career goals is a priority to us. Benefits of working at Ontario Health may include the following based on employment type:
· Fully paid medical, dental and vision coverage from your first day
· a health care spending account
· a premium defined benefit pension plan
· three personal days and two float days annually
· three weeks' vacation to start (for individual contributors), increasing to four weeks after two years
· career development opportunities
· a collaborative values-based team culture
· a wellness program
· a hybrid working model · participation in Communities of Inclusion
Want to make a difference in your career? Consider this opportunity.
Working collaboratively as a team member for Ontario Health Regions, the Executive Assistant will provide executive services, support and serve as the primary point of contact internal and external stakeholders on all matters.
Here is what you will be doing:
Provides executive services to ensure timely and accurate information is prioritized, researched, analyzed and summarized to ensure the executive is kept apprised of issues, operations and activities of the functional area.
Serves as the focal point of contact between the Executive and Ontario Health leadership and stakeholders across the health system to manage corporate linkages and protocols.
Manages the flow of communications to and from the office to facilitate the prioritization, coordination and delegation of requests for information and to ensure the Executive is properly briefed in all significant matters.
Provides preliminary review, synopses and compilation of materials prepared for the Executive's review, or in preparation of meetings.
Plans and oversees the scheduling of meetings, speaking engagements and presentations and coordinates the preparation and/or compilation of background materials.
Completes a broad variety of administrative tasks including managing an extremely active calendar of appointments.
Completing expense reports.
Composing and preparing correspondence that is sometimes confidential, arranging detailed travel plans, itineraries, and agendas; and compiling documents for travel-related meetings.
Leads and participates on assigned projects by researching and summarizing topics on a variety of operational and other matters.
Attends meetings, working groups and committees as part of a community of practice with other Executive Assistants across Ontario Health.
Manages day to day office operations including budget administration
Successfully completes critical aspects of deliverables with a hands-on approach, including drafting acknowledgement letters, personal correspondence, and other tasks
Prioritizes conflicting needs; handles matter expeditiously, proactively, and follows-through on projects to successful completion, often with deadline pressures.
Participates as an adjunct member of the Executive Team including assisting in scheduling meetings and attending all meetings
Assists in coordinating the agenda of senior management team meetings and off-sites, and all staff meetings
Facilitates cross-regional coordination of travel and outreach plans
Ensures documents are kept updated and responds to requests for materials regarding the region in general
Edits and completes first drafts for written communications to external stake holders
Edits all, and creates acknowledgement letters to external stakeholders
Here is what you will be doing:
Education and Experience
Graduation from a college or university; or equivalent education and experience
5 to 10 years of experience supporting Executives, preferably in public sector/ non-profit organization within a highly demanding work environment with expertise in prioritizing and managing competing priorities and deadlines.
Experience and interest in internal and external communications and partnership development
Proficient in Microsoft Office (Outlook, Word, Excel, and Power Point), Adobe Acrobat, and Social Media web platforms
Knowledge and Skills
Knowledge of executive office protocols and administrative systems within a government environment
Political acuity and effective stakeholder management skills.
Skilled in managing work processes, adapting procedures, and providing optimal services
Flexibility and an ability to work with tight timelines
Strong organizational skills that reflect ability to perform and prioritize multiple tasks seamlessly with excellent attention to detail
Very strong interpersonal skills and the ability to build relationships with stakeholders, including staff, board members, external partners and external and internal stakeholders.
Expert level written and verbal communication skills
Demonstrated proactive approaches to problem-solving with strong decision-making capability
Emotional maturity
Highly resourceful team-player, with the ability to also be extremely effective independently
Proven ability to handle confidential information with discretion, be adaptable to various competing demands, and demonstrate the highest level of customer/client service and response
Demonstrated ability to achieve high performance goals and meet deadlines in a fast paced environment
Forward looking thinker, who actively seeks opportunities and proposes solutions.
English/French bilingual would be a strong asset
#LI-Hybrid
#LI-ND1
Location: Whitby, Kingston, Ottawa, Ontario (currently hybrid; subject to change). All applicants must be a resident of Ontario to be considered for roles at Ontario Health.
Employment Type: Full Time Permanent
Salary Band: 3
External Application Deadline Date: January 5, 2025
Ontario Health encourages applications from candidates who are First Nations, Métis, Inuit, and urban Indigenous; Francophone; members of Black and racialized groups; 2SLGBTQIA+ communities; trans and nonbinary individuals; and people living with disabilities.
Ontario Health is an accessible employer, and we offer accommodation in all aspects of employment, including the recruitment process. If you require a disability related accommodation in order to participate in the recruitment process, please email careers@ontariohealth.ca and a member of the team will connect with you within 48 hours.
Adjoint de direction - Planification et mise en œuvre
À Santé Ontario, nous sommes résolus à bâtir une solide culture organisationnelle qui unifie et responsabilise tous les membres de notre équipe à travers la province. Notre vision est qu'ensemble, nous serons des responsables en matière de santé et de bien-être pour tous. Notre mission est d'interconnecter le système de santé afin de favoriser l'amélioration et l'équité des résultats, des expériences et de la valeur en matière de santé. Notre façon de travailler ensemble se reflète dans nos cinq valeurs, l'intégrité, l'inspiration, la ténacité, l'humilité et l'attention.
Ce que Santé Ontario offre :
L'atteinte de vos objectifs professionnels est une priorité pour nous. Les avantages liés au statut de salarié chez Santé Ontario peuvent inclure les éléments suivants, en fonction du type d'emploi:
· Couverture médicale, dentaire et visuelle entièrement payée dès le premier jour
· Compte de dépenses en soins de santé
· Régime de retraite préférentiel à prestations déterminées
· Trois jours de congés personnels et deux jours de congés flottants par an
· Trois semaines de vacances au départ pour les contributeurs individuels, portées à quatre semaines après deux ans.
· Opportunités de développement de carrière
· Une culture d'équipe axée sur la collaboration et les valeurs
· Des programmes de bien-être
· Un modèle de travail hybride · Participation aux communautés d'inclusion
Voulez-vous faire la différence dans votre carrière? Examinez l'opportunité qui s'offre à vous.
En collaboration avec les régions de Santé Ontario, l'Adjoint de direction fournira des services de direction, du soutien et servira de principal point de contact auprès des intervenants internes et externes sur toutes les questions.
Voici ce que vous aurez à faire :
Fournir des services de direction pour s'assurer que des informations précises et actualisées sont classées par ordre de priorité, recherchées, analysées et résumées afin que la direction soit tenue au courant des questions, des opérations et des activités du domaine fonctionnel;
Servir de point de contact entre la direction, les Responsables de Santé Ontario et les intervenants dans l'ensemble du système de santé afin de gérer les liens et les protocoles de l'entreprise;
Gérer le flux des communications à destination et en provenance du bureau afin de faciliter la hiérarchisation, la coordination et la délégation des demandes d'information et de veiller à ce que la direction soit correctement informée de toutes les questions importantes;
Effectuer un examen préliminaire, des synthèses et des compilations des documents préparés pour l'examen du directeur ou pour la préparation des réunions;
Planifier et superviser la préparation des réunions, des interventions et des présentations et coordonner la préparation et/ou la compilation des documents d'information;
Effectuer un large éventail de tâches administratives, y compris la gestion d'un calendrier de rendez-vous extrêmement actif;
Préparer les rapports de dépenses;
Rédiger et préparer une correspondance parfois confidentielle, organiser des plans de voyage détaillés, des itinéraires et des ordres du jour, et compiler des documents pour des réunions liées aux voyages;
Diriger et participer aux projets attribués en recherchant et en résumant des sujets sur un ensemble de questions opérationnelles et autres;
Participer à des réunions, des groupes de travail et des comités dans le cadre d'une communauté de pratique avec d'autres Adjoints de direction de Santé Ontario;
Gérer les activités quotidiennes du bureau, y compris l'administration du budget;
Réaliser avec succès les aspects essentiels des prestations en adoptant une approche pratique, y compris la rédaction de lettres de remerciement, la correspondance personnelle et d'autres tâches;
Établir des priorités entre des besoins divergents; traiter les dossiers avec diligence, de manière proactive, et assurer le suivi des projets jusqu'à ce qu'ils soient menés à bien, souvent sous la pression des délais;
Participer en tant que membre auxiliaire de l'équipe de direction, notamment en contribuant à la programmation des réunions et en assistant à toutes les réunions;
Contribuer à la coordination de l'ordre du jour des réunions de l'équipe de direction et des réunions hors site, ainsi que de toutes les réunions du personnel;
Faciliter la coordination interrégionale des plans de voyage et de sensibilisation;
Veiller à la mise à jour des documents et répondre aux demandes de matériel concernant la région en général;
Réviser et finaliser les premières ébauches des communications écrites destinées aux intervenants externes; et
Réviser tous les documents et créer des lettres d'accusé de réception à l'intention des intervenants externes.
Voici ce que vous aurez à faire :
Formation et expérience
Diplôme d'un établissement d'enseignement supérieur ou d'une université; ou une formation et une expérience équivalentes.
Cinq à dix années d'expérience dans le soutien aux cadres, de préférence dans le secteur public ou dans une organisation à but non lucratif au sein d'un environnement de travail très exigeant, avec une expertise dans la priorisation et la gestion des priorités et des délais concurrents.
Expérience et intérêt pour les communications internes et externes et le développement de partenariats.
Maîtrise de Microsoft Office (Outlook, Word, Excel et Power Point), d'Adobe Acrobat et des plateformes Web de médias sociaux.
Connaissances et compétences
Connaissance des protocoles du bureau exécutif et des systèmes administratifs dans un environnement gouvernemental
Acuité politique et compétences efficaces en gestion des intervenants
Compétences en matière de gestion des processus de travail, d'adaptation des procédures et de fourniture de services optimaux
Flexibilité et capacité à travailler dans des délais serrés
Excellentes compétences organisationnelles qui reflètent la capacité à exécuter et à hiérarchiser plusieurs tâches de manière transparente avec une excellente attention aux détails
Très bonnes compétences interpersonnelles et capacité à établir des relations avec les intervenants, notamment le personnel, les membres du conseil d'administration, les partenaires externes et les intervenants externes et internes
Compétences en communication écrite et orale de niveau expert
Aptitude avérée à résoudre les problèmes de manière proactive et forte capacité de prise de décision
Maturité émotionnelle
Avoir un esprit d'équipe très ingénieux, tout en étant capable d'être extrêmement efficace de manière indépendante
Capacité avérée à gérer des informations confidentielles avec discrétion, à s'adapter à diverses demandes concurrentes et à démontrer le plus haut niveau de service et de réponse à la clientèle
Capacité démontrée à atteindre des objectifs de performance élevés et à respecter les délais dans un environnement en évolution rapide
Penseur tourné vers l'avenir, qui recherche activement des opportunités et propose des solutions.
Le bilinguisme anglais-français serait un atout important
Emplacement: Whitby, Kingston, Ottawa, Ontario (actuellement hybride; sujet à changement). Tous les candidats doivent résider en Ontario pour être considérés pour des postes au sein de Santé Ontario.
Type d'emploi: Temps plein, permanent
Échelle salariale: 3
Emplacement: Whitby, Kingston, Ottawa, Ontario (actuellement hybride; sujet à changement). Tous les candidats doivent résider en Ontario pour être considérés pour des postes au sein de Santé Ontario.
Date limite de dépôt des candidatures externes: Janvier 5, 2025
Ontario Health encourage les candidatures des personnes des Premières Nations, Métis, Inuits et Autochtones urbains; des francophones; des membres des groupes noirs et racisés; des communautés 2SLGBTQIA+; des personnes trans et non binaires; et des personnes vivant avec des handicaps.
Ontario Health est un employeur accessible et nous offrons des accommodements dans tous les aspects de l'emploi, y compris le processus de recrutement. Si vous avez besoin d'un accommodement lié à un handicap pour participer au processus de recrutement, veuillez envoyer un courriel à careers@ontariohealth.ca et un membre de l'équipe vous contactera dans les 48 heures.