Administrative Assistant (Hybrid)

En tant qu'adjoint administratif, vous fournirez un soutien administratif au directeur de la distribution. Votre objectif sera de fournir de solides compétences organisationnelles et un souci du détail. Votre succès dépendra de votre capacité à assurer le fonctionnement efficace d'une équipe expérimentée et professionnelle.

Ce que nous offrons :

• Rémunération concurrentielle - Y compris un plan de bonus annuel, un plan de retraite et une allocation de stationnement
• Régime d'avantages sociaux flexible - en vigueur dès le premier jour et offre trois niveaux de couverture parmi lesquels choisir pour répondre à vos besoins uniques et personnels
• Vacances payées - Plus une option annuelle pour acheter des vacances supplémentaires
• Soutien au bien-être - Avec une allocation annuelle de bien-être, des journées de soins personnels rémunérées et un programme d'aide aux employés et à la famille 24 heures sur 24, 7 jours sur 7
• Occasion de redonner à des causes extraordinaires dans notre communauté - Choisissez quand et où avoir un impact grâce à une journée de bénévolat rémunérée, des opportunités de bénévolat d'entreprise et un programme de jumelage des dons

Vos responsabilités :

• Hiérarchisez, classez, triez et mettez en surbrillance les e-mails et gérez le(s) calendrier(s) du responsable de la distribution. Rédiger et suivre la correspondance et prioriser les appels téléphoniques
• Effectuer des tâches administratives telles que le classement, la dactylographie, la copie, la reliure, la numérisation, la mise en place pour les nouveaux employés, le soutien aux projets. etc
• Analyser les données, préparer des rapports et des présentations, y compris des mises à jour hebdomadaires, des objectifs de tableau de bord et un suivi
• Organiser des réunions, préparer et distribuer des ordres du jour et des mesures de suivi ; Assurez-vous que toutes les personnes et tous les documents requis sont disponibles. Mener des enquêtes sur divers projets / enjeux. Faire le suivi des demandes d'information et des actions requises pour les points en suspens
• Coordonner les préparatifs de voyage pour le directeur, les membres de l'équipe et les candidats externes
• Être suffisamment au fait des enjeux de l'entreprise pour fournir des informations et des réponses aux questions courantes, notamment lorsque leur manager est absent du bureau
• Fournir de l'information en répondant aux questions et aux demandes pour aider le directeur/gestionnaire principal à prendre des décisions éclairées
• Fournir du soutien et de la formation aux adjoints administratifs subalternes qui peuvent faire partie de la même équipe ou d'équipes étroitement liées. Diriger, s'il y a lieu, leurs activités de travail
• Travailler en collaboration avec d'autres adjoints administratifs principaux et adjoints de direction pour soutenir l'ensemble des activités, déterminer les priorités, diffuser l'information, améliorer les processus, etc

Vos compétences :

• Excellentes compétences en communication, tant à l'oral qu'à l'écrit
• Excellentes compétences en gestion du temps
• Solides compétences en matière d'organisation et de planification
• Solides compétences interpersonnelles
• Solide connaissance des applications MS Office, en particulier Excel et PowerPoint

Votre expérience :

• 3 à 5 ans d'expérience
• Diplôme de premier cycle dans le domaine des affaires

As an Administrative Assistant, you will provide administrative support to the Distribution Manager. Your goal will be to provide strong organizational skills and attention to detail. Your success will depend on your ability to ensure efficient operation of an experienced, professional team.

What We Offer:

• Competitive Compensation - Including an annual bonus plan, pension plan, and parking allowance
• Flexible Benefits Plan - in effect from day one and offers three levels of coverage to select from to meet your unique, personal needs
• Paid Vacation - Plus an annual option to purchase additional vacation, too
• Wellness Support - With an annual wellness allowance, paid personal care days, and a 24/7 Employee & Family Assistance Program
• Opportunity to give back to some amazing causes in our community - Choose when and where to make an impact with a paid volunteer day, company volunteer opportunities, and a donation matching program

Your Responsibilities:

• Prioritize, file, sort, and highlight emails and manage Distribution Manager's calendar(s). Compose and track correspondence and prioritize phone calls
• Perform administrative duties such as filing, typing, copying, binding, scanning, set-up for new employees, project support. etc
• Analyze data, prepare reports and presentations including weekly updates, scorecard objectives and tracking
• Set-up meetings, prepare and distribute agendas and action items; ensure all people and documentation required are available. Conduct inquiries on various projects / issues. Follow-up on requests for information and any actions required for outstanding items
• Coordinate travel arrangements for Director, team members, and external candidates
• Be sufficiently aware of company issues to provide information and answers for routine matters, particularly when their Manager is away from the office
• Provide information by answering questions and requests to support Director/Senior Manager in making knowledgeable decisions
• Provide support and training to more junior Administrative Assistants who may be on same, or closely related, teams. May provide direction of their work activities
• Work collaboratively with other senior Administrative Assistants and Executive Assistants to support broader business, determine priorities, cascade information, improve processes, etc

Your Skills:

• Excellent communication skills, both oral and written
• Excellent time management skills
• Strong organizational and planning skills
• Strong interpersonal skills
• Strong knowledge of MS office applications, particularly Excel and PowerPoint

Your Experience:

• 3-5 years of experience
• Undergraduate degree in field of business

Irving Oil is committed to supporting a diverse and inclusive work environment. We thrive on the good energy that's created when our people from different backgrounds, identities, cultures and experiences share their unique perspectives. Diversity is key to our success and inclusion is everyone's responsibility.​

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