Administrative Secretary 3/secrétaire administrative 3

Position Overview

Reporting to the Manager, Facility and Support Services or Manager, the incumbent provides administrative support for Managers in the community area(s) including timekeeping and payroll support, supporting manager in Human Resource functions, preparing orders, verifying delivery and investigating discrepancies of supplies and services, coding invoices and expense claims, coordinating routine facility operations (parking, site orientations, equipment, keys/access, repairs, maintenance, housekeeping, security, etc.), workload coordination within the administrative support team, and a variety of other office duties as required. The incumbent must contribute to a respectful work environment and participate in workload sharing and coverage within the administrative support team for the site and offices within the community area(s).

Aperçu du poste

Relevant de la gestionnaire des établissements et des services de soutien, la personne choisie offrira un soutien administratif général aux gestionnaires dans les zones communautaires, notamment contrôler les présences et offrir un soutien au service de la paye; préparer les commandes et vérifier la livraison des fournitures et des services; encoder les factures et les formulaires de remboursement des dépenses; coordonner les activités courantes de l'établissement (stationnement, séances d'orientation de l'établissement, équipement, clés/accès, réparations, entretien, etc.); coordonner le volume de travail au sein de l'équipe de soutien administratif, et effectuer diverses autres tâches, au besoin. La personne choisie devra contribuer à un environnement de travail respectueux et participer au partage et à la portée de la charge de travail de l'équipe de soutien administratif pour le site et les bureaux des zones communautaires.

Experience

• Five years progressively responsible secretarial experience required.
• Experience with SAP would be an asset.
• Administrative experience in a healthcare office would be an asset.
• Workload coordination or supervisory experience would be an asset.

Expérience

• Cinq ans d'expérience de travail dans un poste de secrétaire administrative avec des responsabilités de plus en plus importantes requise.
• Expérience avec SAP serait un atout.
• Une expérience administrative dans un bureau de services de santé serait un atout.
• Une expérience en coordination de la charge de travail ou une expérience de la supervision serait un atout.

Education (Degree/Diploma/Certificate)

• Complete high school education, Manitoba standards, required.
• Successful completion of a formal post-secondary administrative assistant program required.
• A combination of education and experience may be considered.

Éducation (diplômes et certificats)

• Diplôme d'études secondaires, qui répond aux normes manitobaines requis.
• Formation postsecondaire sur les compétences pratiques en travail de bureau requise.
• Une combinaison d'études et d'expérience sera prise en considération.

Certification/Licensure/Registration

Not Applicable

Accréditation/permis d'exercer/inscription

Sans objet

Qualifications and Skills

• Must be able to speak, read and write French at the predetermined linguistic level.
• Demonstrated ability to arrange meetings; transcribe, compile and distribute minutes and agendas as well as research information.
• Excellent command of the English language (both oral and written).
• Ability to learn and adapt to new computerized programs.
• Demonstrated problem-solving skills essential.
• Ability to prioritize a large workload and independently complete a variety of administrative duties.
• Demonstrated ability to independently compose basic correspondence.
• Ability to maintain a high level of confidentiality.
• Demonstrated ability to effectively contribute and lead in a team environment.
• Ability to work in a fast-paced environment and work effectively under pressure to meet deadlines.

Qualifications et compétences

• Aptitude à s'exprimer, lire et écrire en français à un niveau linguistique prédéterminé.
• Capacité éprouvée à organiser des réunions; à transcrire, compiler et distribuer les procès-verbaux et les ordres du jour ainsi que les renseignements liés à la recherche.
• Excellente maîtrise de l'anglais (à l'oral et à l'écrit).
• Capacité d'apprendre et de s'adapter à de nouveaux programmes informatiques.
• Compétences éprouvées en résolution de problèmes requises.
• Capacité éprouvée d'établir des priorités dans une charge de travail lourde et de mener à bien diverses tâches administratives de façon indépendante.
• Capacité éprouvée à rédiger la correspondance simple indépendamment.
• Capacité de maintenir un niveau de confidentialité élevé.
• Capacité éprouvée de contribuer avec efficacité et à diriger dans un environnement d'équipe.
• Capacité manifeste de travailler dans un milieu où les activités se déroulent à un rythme rapide et de bon rendement dans un climat de tension afin d'exécuter le travail à échéance.

Physical Requirements

Not Applicable

Exigences physiques

Sans objet